Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là việc xây dựng Cơ sở dữ liệu này thế nào để tránh chồng lấn, lãng phí, đảm bảo tính chính xác và quan trọng là giữ được bí mật đời tư cho công dân.
Hiện nay, việc đăng ký các sự kiện hộ tịch được thực hiện theo phương pháp thủ công, tức là cán bộ hộ tịch sẽ ghi vào sổ hộ tịch và cấp cho công dân bản chính giấy tờ để sử dụng. Tuy nhiên, với phương pháp thủ công này đòi hỏi người dân phải bảo quản các loại giấy tờ một cách vô cùng cẩn trọng, còn Nhà nước cũng phải bảo đảm tốt khâu lưu trữ.
Thực tế, việc lưu trữ sổ hộ tịch gốc tại cơ quan nhà nước chỉ được thực hiện tốt trong vài chục năm gần đây. Còn trước kia, do chiến tranh, thiên tai, hỏa hoạn… nhiều địa phương đã không còn lưu được sổ hộ tịch gốc, hoặc còn lưu nhưng lại không sử dụng được do mối mọt, rách nát. Điều này dẫn đến một thực tế là rất nhiều trường hợp do bị mất giấy tờ hộ tịch gốc (đặc biệt với những người cao tuổi) không còn cơ sở để cấp lại bản sao từ sổ gốc (vì sổ đã bị mất hoặc không còn sử dụng được).
Với những bất cập nêu trên, thực tế ở một số địa phương trong cả nước đã xây dựng được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và vận hành khá hiệu quả. Tuy nhiên, vấn đề là từng địa phương làm sẽ dẫn đến tình trạng mỗi nơi một kiểu, đầu tư tốn kém và chưa thể kết nối với nhau do chưa có những quy định chung về vấn đề này.
Tránh lãng phí, chồng lấn
Trên cơ sở xác định tầm quan trọng của dữ liệu hộ tịch trong công tác quản lý nhà nước, trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng cũng như chính sách về dân số, kế hoạch hóa gia đình, Dự thảo Luật dành riêng một mục quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Ngoài Cơ sở dữ liệu hộ tịch là sổ giấy (Sổ hộ tịch), Dự thảo Luật quy định việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm mục đích xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý nhà nước trong thời kỳ mới.
Tính ưu việt dễ thấy nhất trong xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không chỉ giúp Nhà nước trong việc quản lý công dân mà chính bản thân mỗi người dân đều được hưởng lợi từ mô hình này. Đơn cử, khi chưa có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, khi có yêu cầu đăng ký, người dân phải nộp các giấy tờ liên quan (ví dụ chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn... tùy từng loại việc), thì nay Có cơ sở dữ liệu, các thông tin về cá nhân sẽ được kiểm tra trên máy tính mà người dân không cần phải xuất trình, sao chụp giấy tờ một cách thủ công như hiện nay.
Tuy nhiên, theo Đại biểu Quốc hội (ĐBQH) Huỳnh Văn Tính (Tiền Giang), hiện nay đang có nhiều quy định về việc xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử khác nhau, liên quan đến việc quản lý công dân và do các Bộ, ngành khác nhau tổ chức thực hiện. Ví dụ như Cơ sở dữ liệu điện tử và Lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp quản lý, Cơ sở dữ liệu dân cư do Bộ Công an quản lý. Ngoài ra còn có tàng thư căn cước, chứng minh nhân dân, hộ khẩu do cơ quan công an quản lý.
“Việc xây dựng quá nhiều cơ sở dữ liệu liên quan đến công dân và giao cho các cơ quan khác nhau thực hiện dẫn đến nguồn lực bị phân tán, không kết nối được nội dung quản lý, khó có thể đảm bảo việc quản lý thống nhất, chặt chẽ”. Từ phân tích này, ĐB Tính đề nghị các cơ quan hữu quan cần nghiên cứu để có thể tập trung nguồn lực xây dựng Bộ Cơ sở dữ liệu điện tử thống nhất về công dân để các Bộ, ngành, các cấp khai thác, đáp ứng yêu cầu quản lý và thuận lợi cho người dân.
Được biết, ngay sau khi Chính phủ ban hành Đề án 896, việc triển khai đang được thực hiện rất quyết liệt. Do đó, như ĐBQH Nguyễn Văn Xuyền (Thái Bình) phát biểu: “Chính phủ phải dứt khoát và quyết tâm trong việc triển khai Đề án 896 một cách có hiệu quả và làm cơ sở để Quốc hội tin tưởng rằng, ban hành hai luật: Luật Căn cước công dân và Luật Hộ tịch sẽ đi vào thực tiễn cuộc sống. Đây là một việc tất yếu phải làm, nếu từ bây giờ Quốc hội không làm thì 5-10 năm nữa chúng ta cũng không bao giờ có được Cơ sở dữ liệu dân cư, vì đây là những công việc rất phức tạp, đòi hỏi cả về nguồn lực, kinh phí, nhân lực và thời gian”.
Cũng theo quy định của Dự thảo Luật Hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch được xây dựng nhằm lưu giữ, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch của cá nhân, được kết nối để trao đổi thông tin với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. ĐBQH Nguyễn Đức Chung (Hà Nội) cho rằng, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ là cơ sở nền tảng gốc để sau này cho tất cả các ngành, các cấp khác sử dụng.
Vì vậy, ĐB Chung đề nghị trong Dự thảo Luật cần nêu rõ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là một phân hệ của Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. Như vậy để tránh tình trạng sau khi luật này được thông qua thì trên cơ sở những điều luật này lại xây dựng một đề án, lại làm đề án để đi thu thập lại toàn bộ dữ liệu phục vụ cho việc làm hộ tịch này của Bộ Tư pháp thì sẽ gây tốn kém mà nên tập trung nguồn lực cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.
Bảo đảm bí mật đời tư
Trong bối cảnh triển khai thi hành Hiến pháp năm 2013 với nhiều quy định mới đề cao quyền con người, quyền, nghĩa vụ cơ bản của công dân thì vấn đề đặt ra trong quá trình lấy ý kiến Dự án Luật Hộ tịch là các quy định phải đảm bảo bí mật đời tư cá nhân. ĐBQH Lê Đông Phong (TP.Hồ Chí Minh) yêu cầu cần tính toán để bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ để tích hợp được thông tin cả về Thẻ căn cước và hộ tịch. “Cần tránh tình trạng mỗi bên một dự án riêng rồi không tích hợp được. Chính phủ phải thuyết trình rất rõ về vấn đề này, đồng thời phải giải thích rõ về sự bảo mật thông tin cá nhân của công dân”.
Lấy một ví dụ rất cụ thể về trường hợp tại thời điểm đăng ký khai sinh nhưng đứa trẻ không có bố, Giám đốc một Sở Tư pháp đề nghị cần đưa nội dung này trở thành hành vi bị nghiêm cấm đối với bản thân các cán bộ có thẩm quyền khi thực hiện cập nhật, điều chỉnh hay tra cứu thông tin… trên Cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh đó, khi đã xây dựng được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì việc khai thác vận hành ra sao cũng là vấn đề phải được trù tính kỹ. Nếu cho rằng Cơ sở dữ liệu này chỉ là “một nhánh” của Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư thì cái gì của riêng hộ tịch, cái gì cần chia sẻ và vấn đề bảo đảm bí mật đời tư như thế nào, nhiều ý kiến cũng đề nghị làm rõ.
Được biết, Dự thảo Luật Hộ tịch quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch phải được quản lý, bảo đảm an toàn, lâu dài; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Dự luật cũng nghiêm cấm mọi hành vi trộm cắp, phá hoại, làm sai lệch thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
1. Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch theo quy định tại Luật này đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cơ quan đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về mọi thông tin hộ tịch được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
2. Trường hợp có sự khác nhau giữa thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cho phù hợp với Sổ hộ tịch.
(Điều 60 Dự thảo Luật Hộ tịch)
Các số liệu thống kê từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch được dùng làm cơ sở cho các hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác; nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hộ tịch, đặc biệt là bảo đảm tính chính xác số liệu thống kê, báo cáo hộ tịch để phục vụ cho các ngành kinh tế, xã hội, an ninh - quốc phòng và trong tra cứu để cấp các giấy tờ hộ tịch theo yêu cầu của người dân; từng bước hiện đại hóa công tác đăng ký và cấp các giấy tờ hộ tịch; Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là đầu vào của Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, phục vụ cho việc thống kê, tra cứu thông tin cơ bản của cá nhân một cách nhanh chóng, kịp thời; phục vụ đắc lực cho việc khai thác thông tin, cải cách thủ tục hành chính của các ngành, các cấp cho công tác quản lý thống nhất về dân cư, là một trong những yếu tố tạo tiền đề cho việc xây dựng Chính phủ điện tử.
(Đánh giá tác động Dự án Luật Hộ tịch của Bộ Tư pháp)
