Nộp bản công chứng, vẫn cần bản chính để đối chiếu?
Trong các quy định của Dự thảo về Hồ sơ đăng ký phương tiện lần đầu (Điều 5), Hồ sơ đăng ký lại phương tiện (Điều 6), đối với các trường hợp yêu cầu cung cấp “bản sao hợp lệ/bản sao có chứng thực”, Dự thảo đều yêu cầu phải kèm theo “bản chính để kiểm tra, đối chiếu”.
Trong khi đó, theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Dự thảo thì “bản sao hợp lệ là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực”. Mà theo pháp luật về công chứng, chứng thực, thì các bản sao có công chứng, chứng thực có giá trị tương đương bản chính/bản gốc.
Do đó, việc Dự thảo vừa yêu cầu cung cấp bản sao (hợp lệ/có chứng thực) vừa yêu cầu có kèm bản chính để đối chiếu là quá mức cần thiết, có thể gây phiền phức về thủ tục, giấy tờ cho chủ thể thực hiện thủ tục. Bản chính để kiểm tra, đối chiếu chỉ cần thiết trong trường hợp bản sao trong hồ sơ chỉ là bản sao đơn thuần (không có công chứng, chứng thực).
Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện: còn chưa hợp lý
Khoản 2 Điều 7 Dự thảo quy định về thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận (GCN) đăng ký phương tiện trong trường hợp làm mất giấy này. Cụ thể: Chủ phương tiện sẽ thực hiện khai báo việc mất giấy, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác nhận (GXN) khai báo mất GCN đăng ký phương tiện; Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận đơn xin cấp lại, Cục Đường sắt Việt Nam sẽ xem xét giải quyết cấp lại GCN đăng ký phương tiện.
Theo Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) – đại diện cộng đồng doanh nghiệp, thì quy định trên cần được cân nhắc, xem xét ở một số vấn đề. Thứ nhất, về thời hạn 30 ngày để cấp GCN đăng ký mới, thì thời hạn này là quá dài nếu cân nhắc các yếu tố: Hồ sơ chứng từ lưu về phương tiện đã có sẵn, không phải kiểm tra gì (bởi không có thay đổi gì về phương tiện); Thời hạn cấp lại GCN đăng ký phương tiện bị hư hỏng (tương tự như trường hợp bị mất Giấy); Thậm chí cả thời hạn cấp GCN đăng ký lần đầu và đăng ký lại khi có thay đổi thời gian cấp phép cũng không quá 03 ngày (Điều 9 Dự thảo).
Về việc cấp GXN khai báo mất, quy trình hiện tại đang thiết kế theo hướng: trường hợp mất Giấy đăng ký và muốn được cấp lại thì chủ phương tiện trước hết sẽ được cấp một GXN khai báo mất để sử dụng chứng minh tạm (nếu bị kiểm tra) trong khoảng thời gian chờ được cấp lại Giấy đăng ký.
Quy định này suy đoán là để tạo điều kiện cho chủ phương tiện (vẫn có thể vận hành phương tiện một cách hợp pháp dù bị mất Giấy đăng ký) trong thời gian xin Giấy đăng ký mới (30 ngày theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 7 Dự thảo). GXN này có hiệu lực trong 180 ngày kể từ ngày cấp.
Tuy nhiên, trên thực tế, quy định này là không cần thiết và không có ý nghĩa bởi thời gian cấp lại Giấy không phải quá dài tới mức cần có một văn bản chứng minh trong thời gian chờ đợi (30 ngày hoặc 3 ngày nếu sửa theo bình luận trên). Hơn nữa, do hiện không có quy định về quy trình, thời hạn cấp GXN khai báo mất nên rất có thể điều này sẽ khiến cho quy trình cấp lại Giấy đăng ký trở nên phức tạp và kéo dài (chủ phương tiện phải thực hiện 2 thủ tục hành chính thay vì 1 thủ tục) mà không phục vụ mục đích gì.
Đại diện doanh nghiệp cũng nhận định, yêu cầu chủ phương tiện phải cung cấp “hồ sơ phương tiện đã được cấp GCN đăng ký gần nhất” để cơ quan nhà nước kiểm tra, đối chiếu phục vụ cho việc cấp lại GCN là chưa hợp lý và tạo gánh nặng về giấy tờ cho chủ thể thực hiện thủ tục, bởi những thông tin liên quan đến GCN đăng ký đã được lưu trong hệ thống dữ liệu của cơ quan cấp Giấy đăng ký, do đó chỉ cần chủ phương tiện cung cấp các thông tin cần thiết để nhận diện phương tiện đã được đăng ký (ví dụ số đăng ký, hình ảnh phương tiện có các đặc điểm nhận diện được phương tiện đã đăng ký…). Cơ quan đăng ký có thể tra cứu trong hệ thống thông tin mà không cần yêu cầu chủ phương tiện cung cấp lại hồ sơ phương tiện...
