UBND TP HCM vừa yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND quận-huyện thực hiện nghiêm chỉ đạo về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết kiệm thời gian trong các phiên họp, buổi họp cũng như giảm tối đa việc sử dụng giấy. tiến đến sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp, buổi họp (trừ văn bản, tài liệu mật).
Mục tiêu hết năm 2019, TP HCM sẽ triển khai phòng họp không giấy trên toàn địa bàn.
UBND TP HCM đồng thời yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND quận-huyện khi chủ trì cuộc họp cần mời đúng thành phần tham dự và chịu trách nhiệm chính đối với nội dung cuộc họp; khi được mời dự họp thì có trách nhiệm tham dự hoặc cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp; trường hợp cử người tham dự thay phải có văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm chính về các nội dung phát biểu của người được ủy quyền.
Các cơ quan còn có trách nhiệm phản hồi với đơn vị chủ trì về việc tham dự họp; nghiên cứu hồ sơ, tài liệu trước khi tham dự họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp. Người tham dự họp không cung cấp thông tin, nội dung và tài liệu cuộc họp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.
