EVNCPC: Hiệu quả từ “Văn phòng số”

Định hướng “văn phòng số” tại EVNCPC

Từ năm 2005, EVNCPC đã áp dụng chương trình “nhắc việc nhắn tin” để trao đổi thông tin trong toàn doanh nghiệp. Năm 2008, EVNCPC đã tiến hành nghiên cứu và tự xây dựng Hệ thống văn phòng điện tử CPC-eOffice để triển khai trong toàn doanh nghiệp.

Trong các năm tiếp theo, EVNCPC không ngừng có những cải tiến, bổ sung các tính năng hữu ích với CPC-eOffice, ví dụ như: xây dựng app Chat-eOffice trên smartphone có tích hợp danh bạ, thông tin người dùng (năm 2013), tính năng tủ tài liệu điện tử để lưu trữ hồ sơ công việc cho CBCNV trên môi trường số (năm 2014), tính năng theo dõi luồng văn bản (năm 2015), tích hợp ký số Token, SIM CA và công nghệ nhận dạng văn bản (năm 2016).

Với những tính năng này, EVNCPC đã điện tử hóa hoàn toàn quy trình soạn thảo, ban hành và xử lý văn bản, giúp CBCNV có thể xử lý tại bất cứ nơi nào có Internet.

Với phương châm không ngừng hoàn thiện, đổi mới để đáp ứng nhu cầu này càng cao của người dùng, đến tháng 10/2017, EVNCPC đã ra mắt phiên bản CPC-eOffice 7.0. Đây là hệ thống đầu tiên EVNCPC sử dụng kiến trúc Microservices và nhiều công nghệ hiện đại để tạo ra 01 ứng dụng được triển khai theo mô hình tập trung tại Trung tâm dữ liệu thay cho mô hình phân tán (cài đặt các hệ thống riêng lẻ tại các đơn vị thành viên), sử dụng trên nhiều loại thiết bị (máy tính, tablet, smartphone) với nhiều hệ điều hành (Windows, Mac OS, Android, iOS), nâng cao tốc độ xử lý, an toàn và tích hợp linh hoạt với các phần mềm nghiệp vụ khác.

Trong năm 2019, CPC-eOffice đã thực hiện liên thông văn bản với hệ thống E-office của EVN và các đơn vị thành viên. Từ năm 2020 đến nay, EVNCPC đã hoàn thành liên thông văn bản với các Sở ban ngành trên địa bàn 13/13 tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.

Đến nay, tất cả CBCNV đều cài đặt và sử dụng CPC-eOffice (11.375 users đạt 100%), gần 4 triệu văn bản luân chuyển trong toàn hệ thống, gần 50 triệu tin nhắn được trao đổi và hơn 98% văn bản phát hành xuất phát từ ký số, kết nối với 31 phần mềm nghiệp vụ khác của EVNCPC. CPC-eOffice đã thật sự trợ thành hệ thống “lõi” kết nối các phần mềm nghiệp vụ khác hình thành “hệ sinh thái số” trong hoạt động quản trị nội bộ.

Ngoài ra, EVNCPC đã không ngừng đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH) kết nối từ Văn phòng Tổng công ty đến các đơn vị cấp 4 (cấp huyện), trang bị ứng dụng HNTH trên thiết bị di động Microsoft Teams, hộp thư điện tử @cpc.vn, cổng thông tin điều hành và các phần mềm trong các mảng nghiệp vụ quản trị nội bộ, quản lý kỹ thuật, kinh doanh và dịch vụ khách hàng, đầu tư xây dựng… giúp EVNCPC rút ngắn khoảng cách địa lý với các các đơn vị thành viên và CBCNV, tăng cường hiệu quả hoạt động quản trị, đều hành.

Hiệu quả trong công tác quản trị, điều hành

Hệ thống CPC-eOffice đưa vào sử dụng đã mang lại nhiều hiệu quả trong quản trị điều hành như minh bạch hóa quá trình xử lý văn bản, cải thiện khâu phối hợp xử lý văn bản giữa phòng ban và đơn vị, kiểm soát và đo lường được thời gian xử lý công việc; nâng cao hiệu quả công việc rút ngắn thời gian ban hành văn bản bình quân 4 giờ xuống còn 1,5 giờ/1 văn bản, tạo môi trường làm việc linh động về không gian và thời gian; đồng thời giảm chi phí văn phòng phẩm, chi phí chuyển phát văn bản, chi phí thông tin liên lạc nội bộ; …

Cùng với các hệ thống công nghệ thông tin đã được đầu tư, EVNCPC có thể đưa ra các chỉ đạo nhanh chóng đến từng đơn vị, cá nhân cũng như kịp thời ghi nhận các vướng mắc để xử lý; CBCNV có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

Đặc biệt, trong thời gian cả nước chịu ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, tất cả các đơn vị trong EVNCPC phải chuyển trạng thái làm việc trong thời gian giãn cách xã hội, việc chuyển dịch sớm các hoạt động quản trị, điều hành lên môi trường số đã phát huy hiệu quả hết sức rõ rệt, đảm bảo EVNCPC có thể hoàn thành mục tiêu kép vừa chống dịch, vừa đảm bảo cung cấp điện cho hơn 4 triệu khách hàng, đặc biệt là các điểm cách ly, chữa bệnh Covid-19 trên địa bàn.

Ông Ngô Tấn Cư - Tổng giám đốc EVNCPC chia sẻ, trong nhiều năm qua, EVNCPC không ngừng thử nghiệm, ứng dụng các công nghệ mới, thực hiện chuyển dịch doanh nghiệp theo hướng hiện đại, thông minh và số hóa. Quá trình xây dựng hạ tầng số tại EVNCPC được thực hiện thường xuyên, liên tục. Nhờ đó, trong công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, Tổng công ty đã luôn được EVN đánh giá cao.

“Tất cả các văn bản, báo cáo đều được số hóa, xử lý trên môi trường mạng, từ đó giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn trong nội bộ Tổng công ty; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, đã không còn những tập hồ sơ lưu trữ dày cộp chất đầy các tủ lớn, không còn cảnh tra cứu thông tin khách hàng theo phương pháp “lật mở” thủ công, toàn bộ hồ sơ khách hàng sử dụng điện tại 13 tỉnh miền Trung - Tây Nguyên được EVNCPC số hóa và lưu trữ trên không gian mạng, nhân viên ngành điện được phân quyền chỉ cần có thiết bị truy cập Internet là có thể tra cứu dù đang ở bất cứ đâu” – Tổng giám đốc EVNCPC cho biết.

Hiện nay EVNCPC tiếp tục đẩy mạnh thực hiện các mục tiêu đã đề ra nhằm phấn đấu đến tháng 6/2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số. Để làm được điều này cần có sự đồng lòng quyết tâm của toàn thể CBCNV EVNCPC. Xác định đây không phải là công việc dễ dàng, tuy nhiên, với những kế hoạch chi tiết, cụ thể cùng với những định hướng rõ ràng gắn liền với quá trình ứng dụng CNTT, đặc biệt là sự thành công của hệ thống quản lý trên nền tảng số sẽ là động lực để EVNCPC phát triển mạnh mẽ, bền vững trên con đường chuyển đổi số doanh nghiệp.