Xây dựng ý thức tiết kiệm từ chính những việc làm thường ngày
“Để gieo một thói quen tốt cho một việc làm cụ thể thì cần phải có một quá trình rèn luyện”. Ý thức được điều đó, trước và sau mỗi ngày làm việc của cán bộ, công nhân viên (CBCNV) tại PC Quảng Ngãi là thói quen nề nếp vệ sinh góc làm việc. Bên cạnh đó, việc tái sử dụng lại những tờ giấy văn bản in lỗi, những cái ghim, kẹp đã sử dụng ở lần trước cũng đều được CBCNV tận dụng tối đa.
Tại một số phòng ban của Công ty sử dụng triệt để các tính năng của chương trình eOffice-chat để thực hiện việc luân chuyển file văn bản giữa CBCNV và Lãnh đạo phòng để thống nhất bản in cuối cùng. Việc này đã hạn chế việc in văn bản lỗi và góp phần tiết kiệm tối đa văn phòng phẩm tại Công ty.
Mặt khác, đối với việc thực hiện in ấn nhiều bản sao lưu thì CBCNV trong Công ty cũng thực hiện in ấn bản gốc rồi thực hiện photocopy từ bản gốc ra nhiều bản photo nhằm tiết kiệm tối đa giấy in, và đặc biệt là mực in. Ngoài ra, việc áp dụng CNTT vào công việc hạn chế in trên giấy, điều hành chủ yếu thông qua chương trình eoffice-chat, e-mail giúp công ty giảm thiểu sử dụng nhiều gam giấy mỗi tháng.
Những thói quen tiết kiệm khác cũng khiến lượng văn phòng phẩm phải mua mỗi quý giảm dần, không vượt định mức khoán quy định đơn vị được duyệt mỗi năm mà vẫn đảm bảo số lượng sử dụng cho từng bộ phận, từng cá nhân.
| |
| Gao diện của phần mềm quản lý công tác cấp phát văn phòng phẩm |
Áp dụng giải pháp, phát huy tối đa hiệu quả
Bên cạnh việc gieo thói quen tốt về việc sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm thì Công ty cũng đẩy mạnh việc áp dụng giải pháp sáng kiến để tối ưu hoá chi phí. Trong đó, giải pháp quản lý công tác và cấp phát văn phòng phẩm của Công ty được triển khai xây dựng từ năm 2017 đã phát huy hiệu quả rõ rệt. Với ứng dụng này, các phòng ban và đơn vị trực thuộc được khoán chi phí hằng Quý và chủ động trong công tác đăng ký mua sắm văn phòng phẩm.
Từ khi áp dụng và khuyến khích CBCNV sử dụng văn phòng phẩm hợp lý, PC Quảng Ngãi đã tiết kiệm được 25% số lượng văn phòng phẩm mỗi năm, lượng tiêu thụ giấy in cũng giảm đáng kể, ghim, kẹp tài liệu được tái sử dụng triệt để trong toàn Công ty.
Việc giao khoán chi phí văn phòng phẩm theo quý, năm là một trong những hình thức tạo cho các khối phòng ban và các Điện lực trực thuộc chủ động và hoạch định được chi phí hợp lý; đồng thời cũng giúp đơn vị xây dựng được định mức sử dụng hợp lý văn phòng phẩm. Tại các khối phòng ban Công ty, CBCNV cũng được giao định mức và quán triệt ý thức tiết kiệm tài sản công. Do đó, mỗi người cũng có ý thức hơn trong việc sử dụng văn phòng phẩm trong hạn mức đã quy định.
Anh Trần Quang Chương, Nhân viên văn thư Công ty cho biết: “Khối lượng công việc từ công tác văn thư ngoài việc xử lý công văn, công việc thì sử dụng rất nhiều giấy và mực in vào việc in và photo văn bản của Công ty. Trong quá trình tiếp nhận văn bản ký, đóng dấu của các đơn vị, đối với những văn bản in một mặt, tôi cũng thường xuyên nhắc nhở anh em đơn vị để hạn chế in một mặt và tiết kiệm tối đa văn phòng phẩm của Công ty.
Bên cạnh đó, đơn vị cũng thường xuyên phối hợp đơn vị cung cấp mực in để kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ máy in, máy photocopy nhằm giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và đảm bảo thiết bị hoạt động tốt. Những công việc tuy đơn giản nhưng nếu được duy trì tốt sẽ giúp Công ty tiết kiệm được số lượng lớn chi phí trong việc mua sắm vật tư và thiết bị văn phòng phẩm”.
Để duy trì và phát triển văn hoá doanh nghiệp ngày càng bền vững thì xây dựng văn hoá tiết kiệm tại PC Quảng Ngãi là điều cần thiết. Trong đó, tiết kiệm văn phòng phẩm không chỉ đem lại lợi ích về kinh tế, mà còn góp phần nâng cao ý thức của mỗi CBCNV, tạo ra hệ ý thức tiết kiệm không chỉ đối với văn phòng phẩm mà còn với nhiều lĩnh vực khác trong hoạt động quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của Công ty.