Phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận
Dự thảo Thông tư đưa ra các quy định nhằm hướng dẫn việc thực hiện công tác kế toán đối với các hoạt động xã hội, từ thiện của tổ chức, đơn vị, cá nhân theo quy định của pháp luật. Theo đó, đối tượng áp dụng gồm: Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật; các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của tổ chức, cá nhân để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện.
Đáng chú ý, về nguyên tắc kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện, Dự thảo quy định: Đối với cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải mở số ghi chép đầy đủ các khoản tiếp nhận và sử dụng cho mục đích xã hội từ thiện, lập báo cáo sau khi kết thúc đợt vận động, đồng thời thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật.
Về việc mở số ghi chép, Dự thảo đề xuất quy định như sau: Cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định như:
Phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận của các nhà tài trợ các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.
Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, tử thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu. Khi ghi hết trang số phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xem thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang số. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên số. 3. Kết thúc đợt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhận phải thực hiện chốt số, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tinh ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật.
Phải chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước
Đối với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện Dự thảo đưa ra quy định như sau:
Trưởng hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền, cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động; Trưởng hợp tiếp nhận tải trợ bằng tiền mặt, cá nhân tiếp nhận viện trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ, trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, tử thiện tại ngân hàng.
Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước. Cá nhân tiếp nhận viện trợ bản ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam dễ thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định. Cùng với đó lập Bảng tổng hợp ghi chép số liệu:
Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm: thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ....). số tiền đóng góp; hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ); thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng); địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) và thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Bảng tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số B01CN/XH-TT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.
Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật: Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật. Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.
Mở riêng “Bảng tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật", trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có).
Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyên để thực hiện các hoạt động xã hội phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chí người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ băng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...và chữ kỳ của người nhận.
Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bản hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật. Ngoài các mẫu biểu các bảng tổng hợp số liệu theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này có thể mở thêm sổ sách để theo dõi chi tiết các hoạt động (nếu cần thiết).
Ngoài ra, Dự thảo cũng quy định, các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của tổ chức, cá nhân đế thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải chịu sự kiểm tra, giám sát về công tác kế toán của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật kế toán.
