Cần thay đổi nhận thức về hồ sơ, giấy tờ

Sáng nay (15/11) tại Trụ sở Chính phủ, VPCP đã tổ chức Hội nghị sơ kết 1 năm triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tuyến với UBND các tỉnh, thành phố trong cả nước; các bộ, cơ quan ngang bộ. Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng chủ trì hội nghị.

Không quyết tâm sẽ không làm được

Phát biểu khai mạc hội nghị, ông Mai Tiến Dũng cho biết, sau một năm thực hiện Quyết định 28, đến nay đã có 95/95 cơ quan Trung ương (TƯ) và các địa phương, trong đó có Văn phòng Trung ương Đảng; 31 cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ và 63 tỉnh, thành trực thuộc TƯ đã hoàn thành việc kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành thường xuyên việc gửi, nhận văn bản điện tử ở 2 cấp chính quyền thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

Từ ngày 12/3/2019 đến nay, đã có 230.398 văn bản điện tử gửi và 627.630 văn bản điện tử nhận từ các cơ quan về Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. Số lượng văn bản điện tử được gửi, nhận trong tháng 10 so với thời kỳ đầu tiên khi khai trương Trục liên thông văn bản tăng gấp hai, ba lần. 

“Mặc dù đạt được nhiều kết quả quan trọng như vậy, nhưng đây cũng chỉ là những bước đi ban đầu. Để đạt được mục tiêu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp không giấy tờ, chúng ta còn rất nhiều việc phải làm. Từ việc hoàn thiện thể chế, bảo đảm giá trị pháp lý trong việc sử dụng, đưa ra các quy định cụ thể trong công tác văn thư, lưu trữ điện tử, đến việc thay đổi thói quen, phương thức xử lý văn bản hồ sơ công việc trên môi trường mạng của cán bộ, công chức”- ông Dũng nói.

Cũng theo Chủ nhiệm VPCP, hiện nay chúng ta mới gửi nhận văn bản điện tử 2 cấp, tiến tới sẽ thực hiện gửi nhận văn bản 4 cấp, hướng tới 100% văn bản chữ ký số gửi nhận thông suốt qua Trục liên thông văn bản quốc gia. “Dự kiến ngày 6/12 chúng ta sẽ khai trương Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đây là bước tiến mới để chúng ta thực hiện. Song song với việc này chúng ta phải làm nhiều việc cùng một lúc, nếu không quyết tâm thì sẽ không làm được”- ông Dũng cho biết.

Sẽ chấm dứt việc gửi kèm văn bản giấy

Chỉ ra những khó khăn, tồn tại sau 1 năm thực hiện Quyết định 28, ông Ngô Hải Phan, Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính đã dẫn ra hàng loạt bất cập. Đó là việc không gửi/nhận được văn bản; văn bản gửi không đến được nơi nhận; nhiều văn bản gửi qua Trục liên thông không được đính kèm tài liệu (chỉ bao gồm công văn mà không bao gồm file nội dung đính kèm) dẫn tới khó khăn cho quá trình phân công xử lý trong nội bộ các đơn vị.

Ngoài ra còn có tình trạng một văn bản gửi nhiều lần qua Trục liên thông văn bản quốc gia, dẫn đến bộ phận tiếp nhận văn bản mất nhiều thời gian để rà soát, đối chiếu; file đính kèm và nội dung trích yếu khác nhau; không thống nhất về thời gian gửi, nhận….

Quang cảnh hội nghị trực tuyến tại Trụ sở Chính phủ.

Nguyên nhân của những tồn tại trên là do Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của một số địa phương hoạt động chưa ổn định, phản hồi sai thông tin trạng thái, bị ngắt kết nối dẫn đến việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan chưa được thông suốt; văn bản gửi điện tử chưa thống nhất giữa các đơn vị (không đảm bảo đúng thể thức, thiếu chữ ký số, thiếu tài liệu gửi kèm, không đúng thẩm quyền, không đúng định dạng…dẫn đến nhiều văn bản đến phải trả lại cơ quan gửi).

Cùng với đó, một số bộ, ngành địa phương có phản ánh về thời gian cấp đổi Chữ ký số còn chậm, dẫn tới nhiều vấn đề phát sinh khi cán bộ thay đổi vị trí việc làm, thay đổi chức vụ, gây khó khăn cho các bộ, ngành, địa phương khi triển khai ký số trên văn bản điện tử…

Đồng tình với báo cáo của VPCP về những bất cập nêu trên, tại hội nghị, nhiều ý kiến của các bộ ngành, địa phương đề nghị phải xây dựng hành lang pháp lý đầy đủ và cụ thể. Trong đó, cần sớm ban hành Nghị định thay thế Nghị định 110/2010/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời Bộ Nội vụ cần có hướng dẫn cụ thể việc thực hiện Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư… để có cơ sở thực hiện. 

Đánh giá về Nghị định 110, ông Mai Tiến Dũng cho hay, Nghị định này ban hành đến nay đã 15 năm và “đã hoàn thành nhiệm vụ”. Bởi vậy, để tiếp tục triển khai hiệu quả, đáp ứng lộ trình đề ra tại Quyết định 28, VPCP đã đề nghị Bộ Nội vụ phối hợp với VPCP, Bộ Thông tin và Truyền thông trình Chính phủ trong năm 2019 ban hành Nghị định thay thế Nghị định này để đáp ứng yêu cầu xử lý hồ sơ, công việc trong môi trường mạng, đảm bảo hành lang pháp lý cho việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử. Đồng thời, nghiên cứu, tiếp thu ý kiến các bộ, ngành, địa phương, có phương án hướng dẫn cụ thể về thể thức, quy trình ký số văn bản phát hành điện tử tại Thông tư 01/2009/TT-BNV.

Làm đâu chắc đấy

Kết luận hội nghị, Chủ nhiệm VPCP ghi nhận, đánh giá cao các ý kiến của các bộ, ngành, địa phương. Ông cho biết, vấn đề số hóa nền kinh tế cũng như xã hội số là xu thế tất yếu.

“Số hóa dữ liệu thay vì lưu trữ hồ sơ bằng giấy là xu thế tất yếu. Đây là một hợp phần trong xây dựng Chính phủ điện tử, nếu các cơ quan hành chính nhà nước làm không tốt thì chúng ta không thể đảm bảo các dịch vụ công cho doanh nghiệp và người dân được. Từ đó có thể khẳng định, với Quyết định 28, chúng ta đã đi và thực hiện đúng hướng… Chúng ta đã thay đổi nhận thức rất lớn với các đồng chí lãnh đạo và các đồng chí thực thi ở các bộ, các cơ quan, các địa phương.”

Các đại biểu tham dự tại điểm cầu Hải Phòng.

Tuy nhiên, bên cạnh một số địa phương, bộ ngành làm tốt, vẫn còn nhiều địa phương, bộ ngành làm chưa tốt. Tỷ lệ phát hành văn bản điện tử, hồ sơ điện tử rất ít. “Chúng ta đừng đặt vấn đề là “do cơ quan tôi nhiều hồ sơ mật”. Chúng tôi chỉ nói đến văn bản, hồ sơ không mật thôi…Chúng ta thay đổi nhận thức đi, chúng ta đừng nói lý do đó để gây rào cản cho vấn đề đổi mới, cải cách”- ông Dũng nhấn mạnh.

“Chính phủ điện tử là chúng ta làm theo tư tưởng nhìn rộng, nhìn bao hàm, tổng thể, nhưng hành động thì nhanh và bắt đầu từ những cái nhỏ nhất. Chúng ta không chờ đợi ai cả, không chờ đợi đầy đủ mới làm, mà vừa làm vừa đúc kết để hoàn thiện, nhưng làm đâu chắc đấy…Thời gian không dài nhưng quan trọng là chúng ta làm được cái gì và sản phẩm phải đích thực, hiệu quả”- Bộ trưởng Mai Tiến Dũng nêu quyết tâm.