Theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, tuy nhiên theo công chứng viên (CCV) Nguyễn Chí Hòa, Trưởng phòng Công chứng số 1, Phó Chủ tịch Hội Công chứng TP.HCM thì thực tế các CCV rất lúng túng. Đơn cử trong trường hợp sao sổ hộ khẩu và hộ chiếu (là việc gặp thường xuyên), đa phần người dân chỉ yêu cầu chứng thực bản sao có 1 trang hộ khẩu (thường trang đầu và trang họ cần) trong khi sổ hộ khẩu có nhiều trang.
Tương tự, hộ chiếu có mười mấy trang trong khi người dân chỉ có nhu cầu chứng thực bản sao trang 3, 4 là trang có ảnh của họ và cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu. “Trong trường hợp này có công chứng bản sao không? Hiện nay chúng tôi biết có nhiều phường, xã vẫn chứng bản sao nhưng nhiều phường, xã công chứng không chứng vì cho rằng bản sao này không “đầy đủ, chính xác” so với bản chính.
Ngoài ra, cũng theo CCV Nguyễn Chí Hòa, việc chứng thực bản sao một số loại thẻ từ cũng rất khó khăn. Bởi, thẻ từ khi photocopy, về hình thức giống như bản chính, nhưng do thẻ từ được nhiều cơ quan, tổ chức cấp (ngân hàng, siêu thị...) nên việc xác định thật hay giải rất khó.
Mặt khác, cũng theo phân tích của CCV Nguyễn Chí Hòa, về nội dung, một số thẻ từ được sử dụng kỹ thuật mã hóa dữ liệu có những thông tin không thể hiện trực tiếp trên bề mặt bản photocopy mà phải dùng thiết bị điện tử chuyên dụng mới có thể đọc được thông tin. Như vậy, các loại thẻ từ này nhìn mắt thường thì bản photo giống bản chính nhưng nội dung lại khác thì có được chứng thực bản sao không? Những vấn đề này cần sớm có hướng dẫn.
Cũng liên quan đến vấn đề bản sao, người thực hiện chứng thực không được chứng thực trong trường hợp ví dụ bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo; bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung…
Theo CCV Trần Văn Hạnh, Văn phòng Công chứng Hùng Vương, Hà Nội thì việc nhận biết văn bản nào không được chứng thực phải do các CCV dày dạn kinh nghiệm, nắm chắc các quy định của pháp luật mới phát hiện được. Trong khi quy định thẩm quyền chứng thực bản sao của Luật Công chứng mới triển khai một thời gian ngắn nên các CCV chưa có nhiều kinh nghiệm cọ xát thực tiễn. Thậm chí có nơi, CCV chưa ký bản sao nào. Do đó khi thực hiện nhiệm vụ này sẽ trong tâm lý lo sợ sai sót mà từ chối yêu cầu của công dân.
CCV Trần Văn Hạnh đề nghị cần tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đẩy nhanh tiến độ lập Hội Công chứng trong cả nước cũng như tăng cường công tác thanh, kiểm tra, kịp thời uốn nắn các vi phạm.
Liên quan đến việc chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong giấy tờ, văn bản, sau thời gian thi hành Luật Công chứng mới, Cục Bổ trợ tư pháp thừa nhận trong thời gian một số văn bản hướng dẫn thi hành luật chưa được ban hành, đã có một số vấn đề vướng mắc, đặc biệt việc triển khai thực hiện quy định về công chứng bản dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong giấy tờ, văn bản...
Trong bối cảnh đó, nhiều địa phương Sở Tư pháp đã kịp thời có văn bản hướng dẫn tạm thời, tăng cường công tác kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ. Còn về phía Bộ Tư pháp cũng sẽ đẩy nhanh tiến độ xây dựng các văn bản hướng dẫn và giải quyết kịp thời vướng mắc cho địa phương khi có các vấn đề phát sinh.
