Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, điều kiện đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn “… sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại”. Tuy nhiên, trên thực tế đối với những trường hợp còn bản chính giấy khai sinh nhưng giấy khai sinh đã quá cũ, rách, có một số giấy không có số, ngày tháng năm đăng ký… nên không thể chứng thực được. Đối với những trường hợp đã mất bản chính nhưng còn sổ bộ do theo quy định không được cấp lại bản chính và cũng không được đăng ký lại nên nhiều trường hợp khi có liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài người dân gặp khó khăn. Ngoài ra, Nghị định 123/NĐ-CP quy định việc xác minh, kiểm tra việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương trước đây chỉ thực hiện xác minh tại UBND cấp xã là chưa đảm bảo chặt chẽ vì theo quy định của các văn bản pháp luật hộ tịch trước đây sổ bộ là sổ kép được lưu tại UBND xã và Phòng Tư pháp.
Theo Bộ Tư pháp, Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành không quy định việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, do đó, trường hợp cá nhân đã mất bản chính Giấy khai sinh hoặc còn bản chính Giấy khai sinh nhưng đã quá cũ rách, không thể chứng thực được thì cá nhân có thể yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch cấp bản sao từ sổ gốc để sử dụng. Hiện tại, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực chưa nhận được phản ánh về các trường hợp gặp khó khăn trong giao dịch với cơ quan có thẩm quyền nước ngoài vì không có bản chính Giấy khai sinh. Do vậy, nếu có xảy ra trường hợp này, đề nghị Sở Tư pháp phản ánh trực tiếp về Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực để Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực phối hợp với Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao trao đổi với cơ quan có thẩm quyền nước ngoài nhằm thống nhất, bảo vệ quyền, lợi ích của công dân Việt Nam theo đúng quy định pháp luật.
Đối với việc kiểm tra, xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch, mặc dù theo quy định của các văn bản pháp luật hộ tịch trước đây thì sổ bộ hộ tịch là sổ kép, nhưng sổ kép đó có nội dung thông tin đăng ký hộ tịch thống nhất với nhau. Mặt khác, một trong các nguyên tắc đăng ký hộ tịch quan trọng là “Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền”, do vậy, quy định kiểm tra, xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã là phù hợp. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch thì có trách nhiệm kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật Hộ tịch “Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch”. Tuy nhiên, theo phản ánh của Sở Tư pháp Tây Ninh, hiện tại chưa có quy định cụ thể về mẫu giấy báo tử dành cho cấp xã thực hiện nên phần nào cũng gây lúng túng.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì: “Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1 Điều này”.
Đồng thời, tại Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch, Thủ tướng Chính phủ đã giao trách nhiệm cho Bộ Y tế xây dựng Thông tư hướng dẫn về việc cấp Giấy báo tử và mẫu giấy báo tử. Do vậy, việc quy định biểu mẫu Giấy báo tử thuộc thẩm quyền của Bộ Y tế; hiện tại, Bộ Y tế cũng đang trong quá trình triển khai việc xây dựng Thông tư này.
Trước mắt, theo Bộ Tư pháp trong thời gian Bộ Y tế chưa ban hành Thông tư quy định về biểu mẫu Giấy báo tử, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực đã chỉ đạo Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo hướng: Nếu người chết do già yếu tại địa phương mình (nơi cư trú cuối cùng) thì căn cứ vào khai báo của những người thân thích để thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người đó chết tại địa phương do ốm đau, bệnh tật, tai nạn… thì phải có Biên bản xác nhận của cơ quan y tế, cơ quan công an xã.
Nếu người chết chết ở nơi không thuộc địa bàn cấp xã (nơi cư trú cuối cùng), thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết cấp Giấy báo tử, trong đó ghi rõ các thông tin: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.