Tính đến thời điểm hiện nay, trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa có 52 tổ chức hành nghề công chứng (03 Phòng công chứng và 49 Văn phòng công chứng), hoạt động ngày càng chuyên nghiệp. Sau 5 năm thực hiện Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 588.427 hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính 513.947 trường hợp, nộp ngân sách hàng trăm tỷ đồng. Hiện tại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, việc thực hiện chứng nhận các hợp đồng, giao dịch chủ yếu do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, việc chứng thực các hợp đồng giao dịch tại xã, phường, thị trấn được thực hiện tại những địa bàn chưa thành lập tổ chức hành nghề công chứng (chủ yếu là các huyện miền núi của tỉnh, nơi chưa có điều kiện thành lập các Văn phòng công chứng).
Bên cạnh việc quan tâm kiện toàn về tổ chức, nhân sự, các tổ chức hành nghề công chứng đã tập trung đầu tư máy móc, trang thiết bị làm việc hiện đại; ứng dụng triệt để công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng nhằm giảm bớt chi phí thời gian, vật chất… qua đó tạo được niềm tin, sự hài lòng của người yêu cầu công chứng. Đến tháng 01/2020, các tổ chức hành nghề công chứng đã được cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, được tập huấn và đăng nhập thành công vào hệ thống. Đến nay, 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện ổn định việc cập nhật thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu và thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản trước khi chứng nhận các hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra, ý thức chấp hành pháp luật của các tổ chức công chứng cũng như của đội ngũ công chứng viên từng bước được nâng lên. Trách nhiệm về chứng thực của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã, lãnh đạo phòng Tư pháp cũng không ngừng được tăng cường, hạn chế tối đa các sai phạm khi thực hiện công tác chứng thực.
Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thi hành Luật Công chứng 2014, trên thực tế có một số trường hợp công chứng viên tuổi đã quá cao (65-70 tuổi) trở lên vẫn hành nghề công chứng. Đây là một bất cập bởi vì hoạt động công chứng không những đòi hỏi năng lực nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp mà còn đòi hỏi sự tìm tòi, nghiên cứu, cập nhật kiến thức pháp luật thường xuyên cũng như các phát sinh trong xã hội liên quan đến hoạt động công chứng, sự nhanh nhạy tiếp cận, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng.
Bên cạnh đó, với sự phát triển của công nghệ, kỹ thuật, các loại giấy tờ, bằng cấp giả mạo ngày một tinh vi, nhiều loại làm giả khó có thể phát hiện được bằng mắt thường gây khó khăn trong việc kiểm tra tính chính xác để chứng thực; đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực chưa được bố trí, đào tạo căn bản, thường xuyên thay đổi, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu sổ sách chứng thực chưa tốt, nên việc tra cứu gặp nhiều khó khăn.
Ngoài ra, ở một số đơn vị cấp xã cán bộ tư pháp - hộ tịch phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc không đúng chuyên môn, lại thay đổi do yêu cầu công tác đã làm ảnh hưởng đến thời gian, hiệu quả tham mưu trong công tác chứng thực đã tác động không nhỏ đến công tác tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng.
Vì vậy, để thực hiện tốt hơn nữa các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước của các cấp chính quyền, trong thời gian tới, Sở Tư pháp Thanh Hoá sẽ tiếp tục thực hiện tốt công tác tham mưu giúp UBND tỉnh trên lĩnh vực công chứng, chứng thực.
Trong đó, đặc biệt quan tâm đến công tác thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện những hạn chế, thiếu sót và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục triệt để, đồng thời ban hành các chế tài xử lý mạnh đối với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và người có nhu cầu công chứng vi phạm quy định của pháp luật. Các ngành liên quan, địa phương cũng cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền sâu rộng trong Nhân dân nhằm giúp họ nâng cao nhận thức và có trách nhiệm hơn khi tham gia thực hiện các giao dịch.
