4 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong TTHC
Theo đó, Thông tư 01/2023/TT-VPCP áp dụng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện TTHC, cung cấp dịch vụ công, thanh toán trực tuyến, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC.
Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định các loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong TTHC gồm: thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó; thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành; thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu trên và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.
Trong đó, các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục.
Đồng thời, Thông tư 01/2023/TT-VPCP đã nêu rõ không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu: đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết TTHC được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC; và các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa. Đồng thời phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết TTHC khác có liên quan. Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước: sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu; cấp mã kết quả số hóa; lưu kết quả số hóa.
Về kết quả giải quyết TTHC bản điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc được chuyển từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đồng thời, phải được xử lý để bảo đảm đầy đủ các dữ liệu đặc tả được nêu tại khoản 2 Điều 9 Thông tư này và quy định về lưu trữ thông điệp điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Kết quả phải được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành theo quy định; đồng thời cung cấp thông tin đường dẫn kết quả giải quyết TTHC điện tử vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết TTHC.
Áp dụng mã QR trong tiếp nhận, giải quyết TTHC
Theo Thông tư 01/2023/TT-VPCP, mã QR (mã phản hồi nhanh, tên tiếng Anh là Quick Response Code) hồ sơ TTHC là mã vạch hai chiều được sử dụng để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc thanh toán hồ sơ trực tuyến trên cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh. Thông tư cũng quy định việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận TTHC phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về Công nghệ thông tin - Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - Yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.
Trong đó, mã QR sẽ được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu gồm: mã số hồ sơ giải quyết TTHC; mã TTHC; mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục; tên giấy tờ được xuất bản; tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu; thời điểm xuất bản.
Trường hợp là giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp là kết quả giải quyết TTHC, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).
Ngoài ra, Thông tư 01/2023/TT-VPCP cũng quy định rõ về hoàn trả đối với các khoản thu phí, lệ phí, thu phạt. Cụ thể, khi người dân có yêu cầu hoàn trả số tiền đã nộp nhầm, nộp thừa, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị hoàn trả theo quy định.
Việc thực hiện hoàn trả trên cổng Dịch vụ công quốc gia như sau: cán bộ được phân quyền “Lập chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách nhà nước” thực hiện việc lập chứng từ tại chức năng quản trị đối với mã giao dịch thanh toán trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền gửi chứng từ hoàn sang Kho bạc Nhà nước thì sử dụng mẫu chứng từ hoàn trả theo quy định của Bộ Tài chính. Cán bộ được phân quyền “Phê duyệt chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách nhà nước” phê duyệt chứng từ tại chức năng quản trị. Chuyển lệnh hoàn trả sang Kho bạc Nhà nước. Cán bộ được phân công lập chứng từ, phê duyệt, theo dõi tình hình, kết quả xử lý của Kho bạc Nhà nước trên chức năng quản trị của cổng Dịch vụ công quốc gia.
Thông tư 01/2023/TT-VPCP có hiệu lực thi hành từ ngày 25/5/2023.
