So với phương thức trả vé tại ga như hiện hành, hành khách có thể thao tác dễ dàng, nhanh chóng trên website bán vé, thay vì phải ra ga như trước. Tuy nhiên, phương thức này chỉ áp dụng đối với hành khách mua vé và thanh toán online qua website bán vé của ngành Đường sắt, ứng dụng mua vé tàu hỏa trên điện thoại smart phone hoặc các ứng dụng mua vé tàu hỏa của các đối tác thứ ba. (Lưu ý: hành khách cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như email, điện thoại, CMND… để xác thực việc trả vé).
Hành khách mua vé trực tiếp tại các điểm bán vé, hoặc đặt vé qua mạng nhưng thanh toán trực tiếp (tại các cửa bán vé của ngành Đường sắt, điểm giao dịch ngân hàng, bưu điện…) vẫn phải ra ga trả vé tàu theo quy định hiện hành.
Tổng Công ty Đường sắt VN hướng dẫn cách trả vé tàu qua website bán vé như sau:
Hành khách vào website: dsvn.vn và thực hiện thao tác tìm kiếm đơn mua vé. Sau đó thực hiện các bước dưới đây.
Bước 1: Chọn trả vé
Sau khi điền đầy đủ các thông tin tìm kiến, hệ thống sẽ hiển thị thông tin vé và điều kiện trả vé bao gồm: Vé có áp dụng thanh toán online qua cổng thanh toán trực tuyến hay không; Các kiểm tra về muộn giờ, cấm đổi cấm trả, vé đã trả lại; Áp dụng được các luật trả mặc định là: trả thường 10%, trả vé đã đổi 30%, trả vé tết và các luật trả vé khi áp dụng khuyến mại (nếu có), kiểm tra lệ phí tối thiểu. Khi đã kiểm tra các điều kiện, nếu vé nào đủ điều kiện trả, hệ thống sẽ hiển thị cho phép tick chọn trả vé đó. Đồng thời hiển thị lệ phí, tiền trả và nội dung áp dụng luật trả vé nếu có.
Bước 2: Xác nhận thông tin
Hành khách kiểm tra lại nội dung các vé cần trả và xác nhận trả vé; khi đó hệ thống sẽ ghi nhận yêu cầu, lưu lại thông tin trả vé và lệ phí, thời gian trả trước giờ tàu chạy và gửi mã OTP qua email gồm 6 số ngẫu nhiên theo lần trả vé này.
Bước 3: Xác nhận và trả vé
Màn hình hiển thị thông tin yêu cầu hành khách xác nhận việc trả vé của mình qua mã OTP được gửi qua email. Mỗi lần thao tác này sẽ chỉ có thời hạn tối đa để xác nhận, đảm bảo hơn cho việc hành khách trả theo các mức về lệ phí và điều kiện cấm đổi trả theo thời gian trả trước.
Bước 4: Hoàn tất
Sau khi hành khách đã xác nhận việc trả vé, hệ thống ghi nhận vé trả và gửi lệnh hoàn tiền cho khách, hoàn tất việc trả vé. Đồng thời hệ thống cũng gửi mail cho khách (nếu có) thông tin về việc trả vé.