Dự thảo quy định nguyên tắc, chế độ quản lý hồ sơ điện tử, thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong việc tạo lập, quản lý, vận hành, khai thác hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC).
Về lập mới hồ sơ điện tử CBCCVC, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ giấy của CBCCVC được xác nhận theo quy định, đơn vị quản lý hồ sơ điện tử CBCCVC có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong hồ sơ CBCCVC vào Phần mềm quản lý hồ sơ.
Việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử bao gồm điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa thành phần hồ sơ đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật trên cơ sở bố cục của tài liệu gốc; sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật; có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.
Về cập nhật hồ sơ điện tử CBCCVC, đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định về: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình CBCCVC thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.
Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân CBCCVC bao gồm lý lịch, quan hệ xã hội, quan hệ gia đình, tài sản, thu nhập thì CBCCVC có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan quản lý hồ sơ điện tử để cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông tin do mình cung cấp. Việc cập nhật được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý hồ sơ điện tử nhận được thông tin do CBCCVC cung cấp.
Về sửa chữa hồ sơ điện tử CBCCVC, trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hồ sơ CBCCVC phải đăng cảnh báo lên Phần mềm quản lý hồ sơ, đồng thời rà soát, kiểm tra và không phê duyệt bất cứ sự cập nhật, bổ sung hoặc sửa chữa nào theo hồ sơ giấy. Cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật Phần mềm quản lý hồ sơ với thông tin chính xác nhất trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi thông tin ấy được xác minh và phê duyệt.
Ngoài ra, hồ sơ điện tử CBCCVC sau khi được lập, cập nhật phải được cơ quan sử dụng rà soát, kiểm tra và bộ, ngành, địa phương có thẩm quyền phê duyệt bằng chữ ký số trên Phần mềm quản lý hồ sơ. Cơ quan quản lý CBCCVC, cơ quan sử dụng CBCCVC và cơ quan quản lý hồ sơ CBCCVC được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử CBCCVC để phục vụ yêu cầu công tác thuộc phạm vi quản lý theo phân công, phân cấp.
Yêu cầu khai thác hồ sơ điện tử CBCCVC phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ và được sao lưu hàng ngày. Việc lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bí mật thông tin cá nhân, an toàn, an ninh và bảo mật thông tin.
Dự thảo Thông tư cũng đưa ra 4 hành vi nghiêm cấm đối việc quản lý hồ sơ điện tử CBCCVC.
Thứ nhất, nghiêm cấm sử dụng thông tin hồ sơ điện tử CBCCVC vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu CBCCVC làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước.
Thứ hai, mua bán dữ liệu, hồ sơ điện tử CBCCVC dưới mọi hình thức.
Thứ ba, cung cấp hoặc để lộ hồ sơ, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
Thứ tư, truy cập trái phép vào Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử CBCCVC. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
