Việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án sẽ mang lại nhiều lợi ích như: Giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ; giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn; giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống. Việc số hóa hồ sơ thi hành án mang tới nhiều ưu điểm so với các thao tác truyền thống trên giấy tờ như hiện nay, cũng như nhiều triển vọng có thể thấy rõ trong thời gian tới. Hồ sơ số hóa phản ánh đầy đủ diễn biến tổ chức thi hành án, việc nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; tránh được nguy cơ bị thất thoát tài liệu, hoặc chỉnh sửa tài liệu, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, chấp hành viên trong công tác. Đồng thời công tác xin ý kiến chỉ đạo nghiệp vụ và trả lời, giải đáp nghiệp vụ sẽ được rút ngắn đáng kể về mặt thời gian.
Tuy nhiên, quá trình thực hiện số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án hiện nay vẫn còn một số khó khăn. Cụ thể, công tác số hóa hồ sơ còn rất mới mẻ đối với đa số cán bộ, công chức thi hành án. Quá trình thực tiễn số hóa hồ sơ, mặc dù các cán bộ, công chức đã có sự chuẩn bị, cũng như tìm hiểu và áp dụng các kiến thức về CNTT, tuy nhiên khi thực hiện vẫn còn một số trục trặc, lúng túng nhất định trong thao tác.
Về cơ bản, hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị như máy tính, máy scan đã được trang bị tương đối đầy đủ, tuy nhiên do lượng án thụ lý nhiều, trang thiết bị của một số đơn vị chưa đáp ứng được nhu cầu, phần mềm còn nhiều lỗi như không cho đính kèm nhiều file cùng một lúc, mỗi file chỉ quét được 5MP… gây khó khăn và mất thời gian cho việc quét và cập nhật dữ liệu hồ sơ lên phần mềm.
Bên cạnh đó, số hóa hồ sơ ngoài các thao tác cơ bản như sao chụp tài liệu còn những thao tác có độ phức tạp cao hơn, đòi hỏi có kiến thức nhất định về các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm biên tập tệp số hóa như cắt ghép tài liệu, đánh dấu, xây dựng tên tài liệu và mục lục. Cùng đó, tính bảo mật của dữ liệu số hóa cũng là vấn đề cần được đặt ra.
Nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án dân sự cần tiếp tục nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về THADS theo hướng quy định thực hiện một số thủ tục THADS thực hiện thông qua ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm các điều kiện thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong THADS. Ban hành Nội quy và xây dựng quy trình cơ bản về công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án để các cơ quan THADS địa phương thực hiện một cách đồng bộ
Xây dựng các điều kiện bảo đảm cho việc thực hiện ứng dụng CNTT; Trong đó cần quan tâm về cơ sở hạ tầng CNTT, máy chủ, máy trạm, đường truyền kết nối, lưu trữ, thiết bị an ninh, bảo mật, việc tiếp nhận và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa cơ quan THADS với các cơ quan, tổ chức liên quan. Đầu tư trang thiết bị, công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT và các thiết bị khác và các phần mềm để quản lý, cũng như tra tìm tài liệu …để phục vụ công tác số hoá hồ sơ thi hành án
Bên cạnh đó, bảo đảm nhân lực phù hợp với nền tảng CNTT đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chất lượng. Do đó cần chú trọng việc đào tạo con người, hướng dẫn cụ thể về cách thức số hoá, sử dụng hồ sơ số hoá, bảo mật, chia sẻ hồ sơ số hóa… một cách thống nhất, đảm bảo tính bảo mật khi lưu trữ và thuận tiện khi sử dụng.
Tổ chức bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới về CNTT, nhất là kỹ năng về sử dụng các thiết bị số phục vụ cho công tác số hóa hồ sơ thi hành án. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức THADS về ý nghĩa, vai trò của việc ứng dụng CNTT, số hóa hồ sơ nghiệp vụ thi hành án. Đẩy mạnh việc khảo sát, học tập kinh nghiệm ứng dụng CNTT của một số cơ quan liên quan như Tòa án, viện kiểm sát nhân dân… trong công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ THADS.
