Tăng cường việc tiếp nhận và sử dụng bản sao điện tử từ bản chính trong giải quyết thủ tục hành chính

Báo cáo tại buổi làm việc, đại diện Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cho biết, ngay từ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã quy định: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu”; “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính” (Điều 6). Quy định này được hiểu là cá nhân, tổ chức được lựa chọn sử dụng bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao không có chứng thực kèm xuất trình bản chính để đối chiếu khi yêu cầu thực hiện TTHC. Đến Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tiếp tục kế thừa và khẳng định: “cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu”.

Như vậy, ngay từ năm 2007, pháp luật chứng thực luôn quy định theo hướng cho người dân lựa chọn sử dụng bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu thay thế cho bản sao có chứng thực. Việc bắt buộc nộp bản sao có chứng thực (nếu có) là theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Năm 2014, Bộ Tư pháp đã tham mưu Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC.

Đến nay, về cơ bản, các Bộ, ngành đều đã triển khai Chỉ thị số 17/CT-TTg, Nghị định định số 23/2015/NĐ-CP qua công tác xây dựng pháp luật và thực tiễn chỉ đạo thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC, cho phép người dân được lựa chọn các phương thức nộp bản sao khi thực hiện TTHC, không bắt buộc nộp bản sao có chứng thực. Theo báo cáo của các Bộ, ngành mà Bộ Tư pháp nhận được, hiện chỉ một số ít TTHC còn quy định nộp bản sao có chứng thực do yêu cầu quản lý Nhà nước hoặc để tạo điều kiện cho một số trường hợp là tổ chức, cá nhân nước ngoài khi thực hiện TTHC.

Về kết quả thực hiện của Bộ Tư pháp, ngay sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành, Bộ Tư pháp đã có văn bản gửi Sở Tư pháp các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương để quán triệt triển khai các quy định của Nghị định, trong đó nhấn mạnh nội dung liên quan đến trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao, hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực. Đến nay, quy định về hình thức bản sao đối với thành phần hồ sơ TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp cơ bản đã đáp ứng nhu cầu thực tế cũng như phù hợp với chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và quy định pháp luật hiện hành.

Phát biểu tại buổi làm việc, Thứ trưởng Mai Lương Khôi đề nghị Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hoàn thiện báo cáo, đề xuất giải pháp nhằm cải cách hành chính; tăng cường việc tiếp nhận và sử dụng bản sao điện tử từ bản chính trong giải quyết TTHC; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, giải quyết TTHC trên môi trường điện tử.