Lãnh đạo UBND đang bị biến thành “người ký và đóng dấu chuyên nghiệp”
Với phương châm không để dân phải chờ đợi quá lâu khi đi làm chứng thực, Nghị định 79/CP quy định dân được nhận kết quả ngay trong buổi làm việc (trừ chứng thực với số lượng lớn). Tuy nhiên, do công việc nhiều trong khi lượng bản sao cần chứng thực là rất lớn nên một số địa phương (Yên Bái, Lâm Đồng, Lào Cai, Thái Nguyên…) quy định việc tiếp nhận giải quyết yêu cầu chứng thực bản sao được thực hiện “trong ngày”.
Nhiều địa phương cẩn trọng thì ghi theo đúng quy định tại Nghị định 79/CP được niêm yết tại trụ sở UBND các phường, xã (Ninh Bình, Sóc Trăng)… còn “mạnh dạn” như Lai Châu thì “giải quyết ngay khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ”.
Tình trạng quá tải bản sao dẫn đến chậm trả kết quả chứng thực hiện nay cho thấy phổ biến nhất ở các thành phố lớn. Trưởng phòng Tư pháp quận Ba Đình, Hà Nội Đỗ Gia Khương phân tích nguyên nhân của tình trạng này là do quy định hiện hành không giới hạn về số lượt người yêu cầu chứng thực trong một ngày và số lượng hồ sơ yêu cầu chứng thực trong một lần mà giải quyết theo nhu cầu.
Quy định này không hợp lý ở chỗ chỉ trong một khoảng thời gian nhất định thì cơ quan chứng thực không thể đáp ứng được nhu cầu không giới hạn của tổ chức và cá nhân. Mặt khác, với số lượng bản sao quá nhiều nhưng không quy định việc sao chụp tại trụ sở của cơ quan chứng thực dẫn đến mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính, ảnh hưởng đến việc trả kết quả cho công dân.
Qua kiểm tra hồ sơ hành chính về chứng thực tại địa bàn Hà Nội cho thấy, tình trạng trả chậm thời hạn theo quy định vẫn phổ biến. Nguyên nhân do bất cập về quy trình và yêu cầu phải trả ngay trong buổi được quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trong khi lượng hồ sơ chứng thực tại trung tâm thành phố là quá lớn, cán bộ thực hiện nhiệm vụ chứng thực còn phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ khác về tư pháp.
Bên cạnh đó, việc chậm trả kết quả chứng thực cũng còn do “mặt trái” của cơ chế một cửa. Đại diện Phòng Tư pháp huyện Diên Khánh, Khánh Hòa trong một tọa đàm cũng phản ánh: Mô hình một cửa, một cửa liên thông cũng là một trong những yếu tố gây áp lực cho người thực hiện chứng thực khi phải đáp ứng yêu cầu về thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật chứng thực hiện hành (phần lớn các việc chứng thực phải giải quyết và trả kết quả ngay trong buổi hoặc trong ngày làm việc).
Đây là một vấn đề được nhiều địa phương phản ánh khi thẩm quyền ký chứng thực hiện nay thuộc về lãnh đạo UBND, mà ở cơ sở, Chủ tịch/Phó Chủ tịch cấp xã không thể hàng ngày ngồi chờ dân đến ký chứng thực vì họ còn muôn ngàn công việc khác. Thậm chí nói như nhiều người, nhiều nơi, lãnh đạo UBND cấp phường đang bị biến thành người ký và đóng dấu chuyên nghiệp do lượng bản sao cần chứng thực quá lớn.
Tiếp nhận hồ sơ: đối chiếu bản chính để giảm tải bản sao
Trước tình trạng quá tải bản sao diễn ra ở nhiều nơi, ngày 20/6/2014 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Các địa phương cũng thể hiện rõ quyết tâm trong câu chuyện này bằng việc ban hành nhiều chỉ thị, văn bản để giảm tải bản sao.
Theo đó, trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.
Tăng trách nhiệm của các ngành trong việc không đòi hỏi bản sao có chứng thực, UBND TP.Hà Nội còn đề xuất khi xây dựng Luật Chứng thực cần kế thừa quy định tại Khoản 2 Điều 73 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP: “Cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính giấy tờ có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó” nhằm tăng cường trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền cấp bản chính, đồng thời giảm tải khối lượng chứng thực bản sao tại các cơ quan thực hiện chứng thực và đáp ứng được nhu cầu của người dân trong hoạt động chứng thực; quy định cụ thể những loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp không được thực hiện chứng thực và quy định bản sao là bản có đầy đủ nội dung như sổ gốc hoặc bản chính.
Bên cạnh đó, Hà Nội cũng đề nghị quy định mang tính định lượng, xác định như thế nào là “số lượng lớn” đối với số lượng bản chứng thực, đồng thời quy định cụ thể về thời gian thực hiện chứng thực với hồ sơ có số lượng lớn.
Ngoài ra, ngành Tư pháp cần tiếp tục củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng chứng thực, xây dựng cơ chế, chính sách bổ sung và ổn định đội ngũ cán bộ tư pháp cơ sở, đặc biệt là cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, đảm bảo đủ về số lượng, nâng cao về chất lượng, giảm bớt tình trạng quá tải về công việc.
Để không gây áp lực cho cán bộ và cơ quan nhà nước, nhiều ý kiến đề nghị sửa đổi quy định trả kết quả chứng thực trong buổi làm việc mà thay vào đó là trong ngày. Tuy nhiên, với xu thế cải cách hành chính như hiện nay, nhiều người phản biện việc kéo dài thời hạn trả kết quả chứng thực là quy định thụt lùi, đẩy khó khăn cho người dân.
Đồng thời, để khắc phục điểm bất cập trong việc áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với thủ tục chứng thực chữ ký, Dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã bổ sung quy định: Trường hợp yêu cầu chứng thực được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ chỉ kiểm tra yêu cầu chứng thực và hẹn người có yêu cầu chứng thực về thời gian trả kết quả. Tại thời điểm trả kết quả, người yêu cầu chứng thực sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực ký chứng thực và trả kết quả cho người có yêu cầu chứng thực.
Về vấn đề này, Bộ Tư pháp cũng thừa nhận: “Một số UBND cấp huyện, cấp xã vẫn chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu chứng thực của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi do tình trạng “lạm dụng”, “sính” bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu, đặc biệt trong thời gian tuyển sinh thì yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính tăng đột biến, gây quá tải cho các cơ quan thực hiện chứng thực và lãng phí không cần thiết cho xã hội”.
