Tại buổi lễ, Giám đốc Trung tâm Hoàng Quốc Hùng và Cục trưởng C53 — Thiếu tướng Tô Văn Huệ thống nhất ký kết Quy chế phối hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp giữa Sở Tư pháp, Trung tâm và C53, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ (PV27, PC53) — Công an các tỉnh, TP trực thuộc T.Ư (gọi tắt là Phòng Hồ sơ, là đầu mối mới được bổ sung) trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bên theo quy định của pháp luật, bảo đảm hỗ trợ các Sở Tư pháp tra cứu, xác minh thông tin LLTP để cấp Phiếu LLTP cho công dân, tổ chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng quy định của Luật LLTP. Bên cạnh đó, còn để tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận và trả kết quả xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP cũng như đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Chính phủ.
Quy chế phối hợp quy định các bên phối hợp triển khai Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP (gọi tắt là Giải pháp công nghệ). Đây là giải pháp điện tử hóa việc chuyển Hồ sơ yêu cầu tra cứu, xác minh (gọi tắt là Hồ sơ) và tiếp nhận kết quả tra cứu, xác minh có thông tin LLTP sau ngày 1/7/2010 theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 47 Luật LLTP và các hồ sơ có thông tin LLTP trước ngày 1/7/2010 theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật LLTP.
Theo đó, Sở Tư pháp chuyển Hồ sơ của các cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu LLTP đến Trung tâm, đồng thời đến C53, Phòng Hồ sơ thực hiện tiếp nhận, tra cứu, xác minh, chuyển kết quả cho Trung tâm để tổng hợp với kết quả tra cứu tại Cơ sở dữ liệu LLTP của Trung tâm và ban hành công văn trả lời kết quả tra cứu cho Sở Tư pháp. Việc chuyển Hồ sơ của Sở Tư pháp, tiếp nhận Hồ sơ của Trung tâm, C53, Phòng Hồ sơ và chuyển kết quả của C53, Phòng Hồ sơ cho Trung tâm và của Trung tâm cho Sở Tư pháp được thực hiện trên đường truyền mạng thông qua Phần mềm hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP (gọi tắt là Phần mềm).
Việc gửi Hồ sơ và nhận kết quả tra cứu, xác minh giữa Trung tâm và C53 đối với các trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP thuộc thẩm quyền của Trung tâm được thực hiện qua đường truyền và Phần mềm này. Phần mềm do Trung tâm phối hợp với công ty cung ứng phần mềm nâng cấp từ phần mềm tra cứu điện tử cũ và được Trung tâm quản lý, vận hành và khai thác để hỗ trợ cho việc chuyển Hồ sơ yêu cầu và trả kết quả xác minh thông tin LLTP theo Giải pháp công nghệ được an toàn, chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Quy chế phối hợp mới cũng phân công trách nhiệm cho các bên khi phối hợp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn và triển khai thực hiện; phối hợp trong việc tiếp nhận Hồ sơ và gửi kết quả tra cứu, xác minh; phối hợp trong việc tra cứu, xác minh… Trong đó, nhấn mạnh Trung tâm có trách nhiệm tiếp nhận Hồ sơ trên Phần mềm do Sở Tư pháp gửi; trực tiếp kiểm tra, rà soát, thẩm định Hồ sơ; tổng hợp kết quả tra cứu, xác minh thông tin LLTP của C53 và Phòng Hồ sơ với kết quả tra cứu thông tin LLTP tại Trung tâm… Còn C53, Phòng Hồ sơ có trách nhiệm trả kết quả tra cứu, xác minh Hồ sơ cho Trung tâm bằng văn bản qua đường truyền mạng và qua văn thư trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp chuyển Hồ sơ lên Phần mềm. Trường hợp Hồ sơ có thông tin tài liệu về khởi tố bị can hoặc có thông tin án tích thì kết quả xác minh cuối cùng được chuyển cho Trung tâm trong thời hạn không quá 4 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo kết quả ban đầu…
Các đơn vị sẽ phối hợp qua các phương thức như hoạt động chuyển Hồ sơ và tiếp nhận kết quả tra cứu, xác minh giữa Trung tâm, Sở Tư pháp, C53 và Phòng Hồ sơ được thực hiện bằng văn bản điện tử theo các định dạng PDF, JPEG, Excel; trao đổi thông tin bằng điện thoại, họp trực tiếp giữa đại diện có thẩm quyền của các bên; phân công cán bộ Trung tâm và C53 trực tiếp theo dõi, kiểm tra hoạt động tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin LLTP tại các địa phương.
Giám đốc Trung tâm Hoàng Quốc Hùng cho biết, quá trình xây dựng Quy chế mới, Trung tâm đã nhận được quan tâm chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Bộ Tư pháp và sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị của 2 bên nhằm giải quyết tình trạng vi phạm quy định về thời hạn cấp Phiếu, đáp ứng được nhu cầu của người dân và đúng pháp luật. Theo ông Hùng, việc thống nhất ký kết Quy chế đã bước đầu thành công nhưng triển khai Quy chế tới đây rất quan trọng. Vì vậy, ông Hùng mong các đơn vị thuộc lực lượng Công an tiếp tục phối hợp để giải quyết tình trạng chậm, quá thời hạn cam kết với địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong công tác này. Thiếu tướng Tô Văn Huệ cũng gửi lời cảm ơn đến Trung tâm đã phối hợp với C53 trong thời gian quan.
Cục trưởng Huệ cũng đồng tình rằng việc triển khai Quy chế được tốt mới là vấn đề cốt lõi và cam kết sẽ phối hợp chặt chẽ hơn nữa để thực hiện hiệu quả Quy chế này.
