Sở Tư pháp Hà Nội thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trong việc kiểm tra, rà soát nhằm bảo đảm tất cả các sự kiện hộ tịch được đăng ký đầy đủ, chính xác, đúng luật hộ tịch và cập nhật kịp thời trên Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử kết nối với hệ thống cấp số định danh cá nhân cho trẻ em ngay khi đăng ký khai sinh; đa số yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân được giải quyết kịp thời; trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch được cải cách mạnh mẽ, đơn giản hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
Từ ngày 1/1/2016 đến ngày 30/11/2022, Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch có 1.591.401 dữ liệu gồm: Khai sinh: 1.331.359 dữ liệu; kết hôn: 108.706 dữ liệu; khai tử: 77.353 dữ liệu; dữ liệu khác: 73.922.
Để hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đòi hỏi tất cả các dữ liệu hộ tịch đang được lưu trữ bản giấy phải được số hóa để kết nối, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia. Do vậy, việc số hóa dữ liệu hộ tịch được Sở Tư pháp xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong thời điểm hiện nay.
Đến nay có 5/30 quận, huyện đã số hóa sổ hộ tịch với tổng số 1.823.384 trường hợp (gồm các quận Nam Từ Liêm, Hai Bà Trưng, Ba Đình, Hoàn Kiếm và huyện Ứng Hòa).
Đối với việc rà soát, đối chiếu, cập nhật dữ liệu hộ tịch – dân cư, UBND, Công an các quận, huyện, thị xã phối hợp, ghi chú người thôi quốc tịch Việt Nam; rà soát người không quốc tịch, người chưa xác minh được quốc tịch, người không có giấy tờ chứng minh nhân thân, người di cư, trẻ em là con lai giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài trên địa bàn, các trường hợp thông tin chưa chính xác hoặc chưa thống nhất cần kiểm tra, xử lý, bảo đảm dữ liệu hộ ịch và dân cư luôn “đúng, đủ, sạch, sống”. Đồng thời Sở Tư pháp đã có văn bản gửi Công an thành phố tham mưu UBND thành phố ban hành kế hoạch thí điểm rà soát, đối chiếu, cập nhật thông tin trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bên cạnh những thuận lợi và kết quả đạt được, công tác quản lý, đăng ký hộ tịch trên địa bàn còn những khó khăn, vướng mắc nhất định. Theo đó, kinh phí phân bổ cho công tác hộ tịch còn hạn chế, cơ sở vật chất, trang thiết bị một số nơi chưa đảm bảo. Vẫn còn thời điểm bị lỗi mạng, không thể truy cập sử dụng phần mềm, gây khó khăn cho công chức khi giải quyết TTHC. Việc cấp số định danh cá nhân; chia sẻ, kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để phục vụ công tác quản lý cũng như giải quyết TTHC chưa đầy đủ, kịp thời.
Một số UBND cấp xã không có kho lưu trữ riêng nên hồ sơ hộ tịch lưu trữ cùng các hồ sơ khác của UBND nên khó khăn trong việc tra cứu, khai thác hồ sơ cấp bản sao hộ tịch.
Phần mềm đăng ký kết hôn chưa phân định trường dữ liệu nhập đối với thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại cấp huyện. Việc đăng ký khai sinh cho các trường hợp trẻ em chưa xác định được cha, mẹ, trẻ bị bỏ rơi năm 2016-2017 không nhập được vào phần mềm hộ tịch vì phần mềm này không cho phép bỏ trống các thông tin về cha, mẹ. Để khắc phục tình trạng này, công chức đã đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh chỉ nhập Sổ hộ tịch mà chưa nhập vào phần mềm hộ tịch, chưa được cấp mã số định danh cá nhân.
Từ năm 2018 đến nay phần mềm hộ tịch cho phép được nhập đăng ký khai sinh cho các trường hợp chưa xác định được cha, mẹ. Nhằm bảo đảm các trường hợp đăng ký khai sinh đều được cập nhật vào phần mềm hộ tịch, công chức cập nhật các trường hợp trên vào hệ thống, dẫn đến tình trạng được cấp mã định danh lần 2, mã định danh không trùng nhau. Do vậy, cần hướng dẫn giải quyết đối với các trường hợp này.
Cùng với đó, Bộ Tư pháp, Bộ Công an cần chỉ đạo, phê duyệt Quy trình phối hợp rà soát, chia sẻ dữ liệu trước khi triển khai chính thức nhằm bảo đảm sự quản lý nhà nước tập trung, thống nhất của 2 Bộ đã được quy định trong Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân, bảo đảm đồng bộ công nghệ, hiệu quả, thuận lợi cho người dân và công chức tư pháp-hộ tịch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
