Mạnh dạn đổi mới, cải cách thủ tục hành chính về đăng ký hộ tịch
Ở nước ta, vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện từ rất sớm (thời nhà Trần). Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp tục duy trì và phát triển.
Ngày 08/5/1956, Chính phủ ban hành Nghị định số 764/TTg kèm theo Bản Điều lệ hộ tịch. Ngày 16/1/1961, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 04/CP kèm theo Bản Điều lệ đăng ký hộ tịch mới thay thế Nghị định số 764/TTg. Bước vào thời kỳ đổi mới, căn cứ vào quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình và các luật liên quan khác, Chính phủ đã ban hành 8 Nghị định điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch (cả hộ tịch trong nước và hộ tịch có yếu tố nước ngoài). Thực hiện các văn bản nêu trên, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở nước ta đã có những bước phát triển ổn định, đạt được những kết quả quan trọng.
Trong bối cảnh đất nước bước sang giai đoạn phát triển mới, tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, với việc dịch chuyển dân cư trong nước và quốc tế ngày càng gia tăng, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ, ngành Tư pháp cũng chuyển mình, mạnh dạn đổi mới, nhất là cải cách, đơn giản hóa các thủ tục hành chính (TTHC). Cải cách TTHC về hộ tịch có ý nghĩa hết sức quan trọng vì nó đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hồ sơ hộ tịch, nâng cao tính chính xác của dữ liệu và nâng cao hiệu quả tổng thể của hệ thống hộ tịch, góp phần phát triển kinh tế - xã hội cũng như bảo đảm ngày một tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
Đáng chú ý, việc triển khai Đề án số 06 về “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ việc chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030” (ban hành kèm theo Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 6/1/2022 của Thủ tướng Chính phủ) được ngành Tư pháp thực hiện quyết liệt. Bộ Tư pháp đã chủ động xây dựng và hướng dẫn UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương tái cấu trúc quy trình thực thi 3 dịch vụ công thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch: đăng ký khai sinh (ĐKKS), đăng ký kết hôn (ĐKKH), đăng ký khai tử theo hướng: cho phép sử dụng dữ liệu công dân, bao gồm dữ liệu về cư trú trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) thay thế việc nộp/xuất trình thành phần hồ sơ là giấy tờ chứng minh nơi cư trú (không phải xuất trình giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú mà cần khai thác thông tin trong CSDLQGVDC).
Từ ngày 01/01/2023, theo quy định của Luật Cư trú, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy sẽ hết hiệu lực. Thực hiện trách nhiệm được giao, Cục Hành chính tư pháp (trước 1/3/2025 là Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực - HTQTCT) - Bộ Tư pháp đã tiến hành rà soát 5 văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch; ban hành theo trình tự thủ tục rút gọn Thông tư số 09/2022/TT-BTP ngày 30/12/2022 bãi bỏ một số nội dung tại các Thông tư trong lĩnh vực hộ tịch, trợ giúp pháp lý (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2023). Việc rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch được tiến hành khẩn trương, kịp thời, đáp ứng yêu cầu triển khai quy định của Luật Cư trú về bỏ sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy trong thủ tục đăng ký hộ tịch.
Gần đây nhất, trên cơ sở tham mưu đề xuất của Bộ Tư pháp, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 07/2025/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 07) sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực. Trong đó, đáng chú ý, Nghị định 07 đã sửa đổi, bổ sung quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch theo hướng khi ĐKKH công dân không cần nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (TTHN); khi ĐKKS không cần xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn (GCNKH)… cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, khai thác dữ liệu hiện có trong các CSDL (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT). Triển khai Nghị định 07, Bộ Tư pháp cũng đã ban hành Công văn 481/BTP-HTQTCT đề nghị UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các sở, ngành liên quan phổ biến, quán triệt nội dung của Nghị định 07 tới cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Việc ban hành Nghị định 07 theo hướng giảm bớt nộp, xuất trình giấy tờ, tăng cường khai thác dữ liệu điện tử vừa bảo đảm thực hiện Nghị quyết số 58/NQ-CP của Chính phủ về việc đơn giản hóa TTHC, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, vừa phù hợp chủ trương khai thác dữ liệu dân cư theo Đề án 06. Việc triển khai Nghị định 07, Công văn 481 của Bộ Tư pháp bước đầu nhận được sự đồng tình, đánh giá cao của người dân.
Tháo gỡ vướng mắc ở tất cả các khâu
Tuy nhiên, do thông tin người dân có/cung cấp trong một số trường hợp chưa đúng, chưa đủ; dữ liệu trong các CSDL một số trường hợp chưa được số hóa, chuẩn hóa, cập nhật kịp thời (nhiều địa phương chưa hoàn tất việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử, chưa đối chiếu rà soát để gán số định danh cá nhân, thông tin về TTHN của công dân trong CSDLQGVDC chưa được người dân cập nhật...) nên việc tra cứu, khai thác dữ liệu chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
Thực tế cũng đã phát sinh vướng mắc ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ, đến khâu tra cứu dữ liệu và xác minh. Qua tổng hợp, Cục HTQTCT đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch nghiên cứu triển khai và thực hiện một số nội dung liên quan theo hướng:
Về tra cứu thông tin về TTHN (khi giải quyết hồ sơ ĐKKH), thông tin GCNKH của cha, mẹ trẻ (khi giải quyết hồ sơ ĐKKS), công chức Bộ phận một cửa có trách nhiệm tra cứu thông tin của công dân trên CSDLQGVDC thông qua kết nối giữa Hệ thống giải quyết TTHC cấp tỉnh với CSDLQGVDC, nếu thấy thông tin phù hợp (đúng thông tin về TTHN: chưa kết hôn/đang có vợ, có chồng) thì tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử để công chức làm công tác hộ tịch kiểm tra, xử lý; nếu thấy thông tin không phù hợp thì yêu cầu công dân bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ (tùy thuộc tình trạng thông tin thiếu, không đầy đủ, hoặc không đúng thực tế). Công chức làm công tác hộ tịch tra cứu thông tin về TTHN/GCNKH trên Phần mềm quản lý hộ tịch thông qua nghiệp vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Trường hợp không tra cứu được (do lỗi hệ thống, do không có dữ liệu) hoặc tra cứu được nhưng thông tin không đầy đủ, không chứng minh được đúng TTHN (ví dụ: tra cứu trong CSDL chỉ có thông tin: đã có vợ/có chồng, nhưng không đủ thông tin về nhân thân, về thời gian, cơ quan ĐKKH, số, ngày cấp GCNKH…) hoặc có dấu hiệu cho thấy thông tin người yêu cầu cung cấp không đúng sự thật thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc xác minh theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 2 Nghị định 07. Nếu việc xác minh không có kết quả thì cho phép công dân có văn bản cam đoan về TTHN của mình theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020…
Cũng theo Cục HTQTCT, để thực hiện các nội dung về ĐKKS, đăng ký khai tử, Sở Tư pháp cần trao đổi với cơ quan quản lý Hệ thống giải quyết TTHC cấp tỉnh thực hiện điều chỉnh e-form tiếp nhận hồ sơ ĐKKS, ĐKKH, ĐKKT để có thông tin về TTHN của cha, mẹ trẻ đối với hồ sơ ĐKKS mà cha, mẹ trẻ đã ĐKKH, mã số Giấy chứng sinh, mã số Giấy báo tử; không yêu cầu bắt buộc đính kèm Giấy chứng sinh, GCNKH (đối với hồ sơ ĐKKS); Giấy xác nhận TTHN của công dân Việt Nam thường trú trong nước (đối với hồ sơ ĐKKH); Giấy báo tử (đối với hồ sơ đăng ký khai tử mà người chết chết tại cơ sở y tế).
Đối với trường hợp công dân Việt Nam đã được cấp Giấy xác nhận TTHN để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, nay có yêu cầu kết hôn với người khác mà không nộp lại được Giấy xác nhận TTHN đã được cấp trước đây thì UBND cấp xã không gửi hồ sơ đề nghị Cục HTQTCT xác minh theo hướng dẫn tại Công văn số 784/HTQTCT-HT ngày 27/7/2017. Trong trường hợp này, cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện tra cứu thông tin về TTHN của người yêu cầu theo quy định tại Nghị định 07.
Trường hợp người yêu cầu ĐKKH được cấp Giấy xác nhận TTHN trước thời điểm Nghị định 07 có hiệu lực, nếu Giấy xác nhận TTHN có giá trị sử dụng, còn giá trị chứng minh về TTHN của người yêu cầu thì cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn chấp nhận cho sử dụng giấy xác nhận TTHN đó trong hồ sơ ĐKKH.
| |
Ông Nhâm Ngọc Hiển, Phó Cục trưởng Cục Hành chính Tư pháp, Bộ Tư pháp (Ảnh: Hương Giang) |
Theo ông Nhâm Ngọc Hiển, Phó Cục trưởng Cục Hành chính Tư pháp, Bộ Tư pháp, việc xác minh về TTHN được thực hiện theo 2 phương thức, tùy theo thực trạng cung cấp dịch vụ công của Hệ thống giải quyết TTHC cấp tỉnh. Nếu Hệ thống giải quyết TTHC cấp tỉnh (nơi tiếp nhận hồ sơ và nơi sẽ gửi yêu cầu xác minh) đều đã triển khai quy trình liên thông ĐKKH - Xác nhận TTHN thì yêu cầu và kết quả xác minh được gửi, nhận thông qua Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. Các trường hợp còn lại, do không gửi được thông qua Hệ thống điện tử nên cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc gửi văn bản đề nghị phối hợp xác minh và xử lý theo quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP.