Theo quy định của Luật LLTP năm 2009 và văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật, Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích để cập nhật thông tin vào LLTP của người bị kết án đối với những trường hợp đã đủ điều kiện thời gian để đương nhiên được xóa án tích nhưng chưa nhận được Giấy chứng nhận xóa án tích do Tòa án cung cấp và trong trường hợp cần thiết khi thực hiện cấp Phiếu LLTP.
Việc xác minh được thực hiện tại UBND xã, phường thị trấn (UBND cấp xã) và trong trường hợp cần thiết, Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không (thực chất là xác minh về hành vi phạm tội mới).
Thực tiễn triển khai thi hành Luật LLTP cho thấy việc thực hiện xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích gặp phải một số khó khăn như: một số trường hợp công chức tư pháp - hộ tịch hoặc Công an cấp xã không nắm rõ về lai lịch của người bị kết án, không biết người bị kết án có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời gian có án tích hay không do không có sự theo dõi, quản lý, do có sự thay đổi về nhân sự và do người bị kết án đã thay đổi nơi cư trú… nên hầu hết các trường hợp xác minh điều kiện đương nhiên xóa án tích thường không bảo đảm thời hạn.
Cá biệt có những trường hợp thời gian xác minh kéo dài nhiều tháng đã ảnh hưởng đến thời hạn cấp Phiếu LLTP.
Theo quy định của Bộ luật Hình sự (BLHS) năm 2015 và Bộ luật Tố tụng Hình sự (BLTTHS) năm 2015, toàn bộ việc xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích khi cấp Phiếu LLTP sẽ do Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP (Trung tâm LLTP quốc gia và các Sở Tư pháp) thực hiện. Bên cạnh đó, BLHS năm 2015 quy định một trong những điều kiện đương nhiên được xóa án tích là người bị kết án không thực hiện hành vi phạm tội mới trong thời hạn BLHS quy định.
Theo quy định của BLTTHS năm 2015: “Khi có đủ căn cứ để xác định một người hoặc pháp nhân đã thực hiện hành vi mà BLHS quy định là tội phạm thì Cơ quan điều tra ra quyết định khởi tố bị can”. Viện kiểm sát là cơ quan phê chuẩn các quyết định khởi tố bị can của cơ quan điều tra và trực tiếp ra quyết định khởi tố bị can trong trường hợp Viện Kiểm sát phát hiện có người đã thực hiện hành vi mà BLHS quy định là tội phạm chưa bị khởi tố, Viện kiểm sát đã yêu cầu Cơ quan điều tra ra quyết định khởi tố bị can nhưng Cơ quan điều tra không thực hiện.
Việc xác định có “hành vi phạm tội mới” còn phải xem xét đến những giai đoạn tiếp theo trong quá trình tiến hành tố tụng đối với người đó. Trong khi đó, Luật LLTP chưa có quy định cụ thể về cơ chế phối hợp giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP và Viện Kiểm sát, Tòa án, Cơ quan điều tra và các cơ quan có liên quan trong cung cấp, cập nhật, xác minh thông tin về “thực hiện hành vi phạm tội mới” để xem xét điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người đã bị kết án.
Dự thảo Luật sửa đổi quy định: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định, Viện kiểm sát nhân dân Tối cao ra quyết định khởi tố bị can hoặc ra quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can có nhiệm vụ cung cấp quyết định khởi tố bị can, quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can kèm theo quyết định khởi tố bị can đã được phê chuẩn cho Cơ quan LLTP quốc gia; Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát quân sự ra quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can hoặc ra quyết định khởi tố bị can có nhiệm vụ cung cấp quyết định khởi tố bị can, quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can kèm theo quyết định khởi tố đã được phê chuẩn cho Sở Tư pháp nơi Viện kiểm sát có trụ sở.
Trên cơ sở thông tin nhận được, Cơ quan LLTP quốc gia, Sở Tư pháp có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý, cập nhật các quyết định nhận được, tích hợp, khai thác, sử dụng chung.
Định kỳ sáu tháng, Cơ quan LLTP quốc gia, Sở Tư pháp nơi lập LLTP thực hiện rà soát, đối chiếu thông tin của người có LLTP và đã đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích với thông tin khởi tố bị can để xác định người có LLTP có bị khởi tố trong thời gian có án tích hay không. Trên cơ sở đó chủ trì, phối hợp với Viện Kiểm sát, Tòa án, Cơ quan điều tra có liên quan thực hiện xác minh về việc người bị khởi tố có hành vi phạm tội mới hay không và cập nhật kết quả xác minh vào LLTP của người bị kết án.
Việc thực hiện xác minh hành vi phạm tội mới để xác định người bị kết án đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích như trên theo đánh giá là khả thi đặt trong bối cảnh hiện nay, phương án này xác định được các cơ quan có đầy đủ thông tin về hành vi phạm tội mới của người bị kết án, tạo sự chủ động cho Cơ quan LLTP quốc gia và Sở Tư pháp trong việc theo dõi, cập nhật tình hình án tích của người bị kết án.