Hồ sơ, quy trình thủ tục được quy định cụ thể
Theo khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch năm 2014 và khoản 1, 2 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì giấy tờ phải nộp để thực hiện ĐKKS gồm: Tờ khai ĐKKS (theo mẫu); Bản chính Giấy chứng sinh (trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh); Văn bản ủy quyền thực hiện việc ĐKKS thay cho bố, mẹ trẻ (trường hợp không phải bố, mẹ trẻ đi làm thủ tục).
Khi thực hiện việc ĐKKS, người đi làm thủ tục phải xuất trình xác giấy tờ sau: Bản chính một trong các giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân; Xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú như Sổ hộ khẩu… để chứng minh thẩm quyền ĐKKS (trường hợp không phải bố, mẹ trẻ đi làm thủ tục); Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của bố mẹ đứa trẻ.
Khi người có yêu cầu ĐKKS nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức Tư pháp - Hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã. Trường hợp Chủ tịch UBND cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân (đối với các địa phương đã triển khai cấp Số định danh cá nhân khi ĐKKS), ghi nội dung khai sinh vào Sổ ĐKKS, cùng người đi ĐKKS ký tên vào Sổ. Chủ tịch UBND cấp xã ký Giấy khai sinh cấp cho người được ĐKKS.
Yêu cầu về giấy tờ phải đúng pháp luật
Quy định pháp luật là vậy nhưng thực tế cuộc sống vốn đa dạng, phức tạp nên không phải lúc nào việc ĐKKS cũng dễ dàng, thuận lợi. Chẳng hạn, một công dân ở Hà Nội đi khai sinh cho cháu ngoại, ngoài các giấy tờ nêu trên (Giấy chứng sinh, Hộ khẩu gia đình, Giấy đăng ký kết hôn của bố mẹ trẻ; Giấy ủy quyền của mẹ trẻ cho ông ngoại thì còn được cán bộ tiếp nhận yêu cầu thêm giấy họp vợ chồng thống nhất ĐKKS cho trẻ ở nơi mẹ đăng ký hộ khẩu (nếu không có thì bắt đăng ký quê quán theo bố vì bố ở khác tỉnh: mẹ ở Hà Nội, bố ở Hưng Yên).
Hay trường hợp một nam thanh niên mới đăng ký kết hôn được 2 tháng thì vợ sinh em bé. Anh mang Giấy chứng sinh, CMTND, Sổ hộ khẩu ra xã xin giấy khai sinh thì cán bộ xã yêu cầu anh phải viết giấy cam đoan con chung. Anh viết xong giấy thì cán bộ lại yêu cầu em phải đưa vợ ra xã mới làm được Giấy khai sinh cho bé. Trong các trường hợp này, người dân thắc mắc không rõ cán bộ yêu cầu có đúng pháp luật không?
Theo ý kiến của các chuyên gia pháp lý, trong trường hợp đầu tiên, việc công chức Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu giấy họp vợ chồng thống nhất ĐKKS cho trẻ ở nơi mẹ đăng ký hộ khẩu là phù hợp với các quy định của pháp luật về ĐKKS. Bởi theo quy định tại khoản 8 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 và điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì văn bản thể hiện sự thỏa thuận của cha mẹ cháu bé thống nhất về 2 nội dung ghi trong Tờ khai ĐKKS. Cụ thể là xác định nơi ĐKKS của cháu bé theo đăng ký hộ khẩu của mẹ, quê quán xác định theo quê quán của mẹ (ở Hà Nội) cho thuận tiện vì bố cháu quê quán ở Hưng Yên; Thống nhất họ chữ, chữ đệm, tên và dân tộc của cháu bé.
Còn trường hợp sau thì việc cán bộ xã yêu cầu hai vợ chồng phải cùng đi ĐKKS cho con là vi phạm quy định của pháp luật. Điều 88 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 về xác định cha, mẹ đã quy định: Con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân hoặc do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân là con chung của vợ chồng. Con được sinh ra trong thời hạn 300 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hôn nhân được coi là con do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân. Con sinh ra trước ngày đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận là con chung của vợ chồng. Trường hợp cha, mẹ không thừa nhận con thì phải có chứng cứ và phải được Tòa án xác định.
Do đó, trường hợp trẻ ra đời sau khi hai vợ chồng đã đăng ký kết hôn, dù chỉ được 2 tháng và không ai trong hai người có ý kiến khác thì đương nhiên là con chung, không cần phải làm bất kỳ giấy tờ cam đoan nào. Nếu cán bộ xã vẫn tiếp tục sách nhiễu, không tiếp nhận hồ sơ ĐKKS cho con của bạn, anh này hoàn toàn có quyền khiếu nại lên Chủ tịch UBND xã để yêu cầu giải quyết.
