Vấn đề bảo quản vật chứng và quản lý kho vật chứng, tài sản tạm giữ trong thi hành án dân sự (THADS) có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng về chính trị, xã hội và pháp lý, góp phần đảm bảo thực thi pháp luật hiệu quả, toàn diện.
Về thể chế, các quy định về quản lý kho vật chứng trong THADS đã tương đối hoàn thiện, tuy nhiên thực tiễn quản lý kho vật chứng trong THADS hiện nay vẫn còn không ít vấn đề khó khăn. Đó là tình trạng thiếu kho vật chứng của các cơ quan THADS.
Hiện nay vẫn còn rất nhiều cơ quan THADS chưa có kho vật chứng; nhiều cơ quan phải thuê, mượn kho vật chứng dẫn đến khó khăn trong việc tiếp nhận, quản lý, xử lý vật chứng, tài sản, thậm chí rất dễ dẫn đến nguy cơ mất mát, thất lạc vật chứng. Nhiều cơ quan phải sử dụng phòng làm việc để bảo quản vật chứng dẫn đến nhiều vấn đề phức tạp phát sinh.
Việc kiểm tra vật chứng còn nhiều khó khăn, người làm công tác thủ kho chưa được trang bị những kiến thức cần thiết để kiểm tra vật chứng, tài sản tạm giữ khi tiếp nhận; đặc biệt là thiếu các các trang thiết bị kiểm tra, bảo quản vật chứng, việc thực hiện kiểm tra, bảo quản vật chứng chưa bảo đảm sự thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
Việc bảo quản, sắp xếp vật chứng còn chưa có quy chuẩn kỹ thuật, nên việc sắp xếp kho vật chứng còn chưa thực sự khoa học. Ngoài ra, kho vật chứng ở nhiều nơi còn sử dụng chung với kho tài liệu, hồ sơ lưu trữ, hoặc bảo quản chung các công cụ hỗ trợ thi hành án với vật chứng nên rất dễ xảy ra thất thoát, hư hỏng, có thể ảnh hưởng đến công tác xét xử của Tòa án.
Về thủ kho vật chứng: Hiện nay, hầu hết các thủ kho vật chứng đều kiêm nhiệm các công việc khác (chuyên viên, thư ký...); nhiều trường hợp chưa được qua đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ quản lý kho; chế độ phụ cấp thấp, trong khi trách nhiệm lại cao nên không thu hút được người làm việc trong lĩnh vực này.
Việc đào tạo bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ quản lý kho vật chứng còn hạn chế, dẫn đến tình trạng nhiều cán bộ thủ kho chưa có được những kỹ năng cơ bản về sắp xếp, bảo quản kho vật chứng.
Đối với một số loại vật chứng là các tài sản đặc thù như vật chứng là pháo nổ, một số loại vật chứng đặc biệt (heroin, ma túy; chất độc hại) hoặc tang vật cồng kềnh như ô tô, gỗ…) hiện vẫn chưa có phương án bảo quản thích hợp.
Đối với công cụ hỗ trợ trong THADS, nhiều công cụ như: bình xịt hơi cay, gậy điện, dùi cui điện... thường được bảo quản trong kho vật chứng, chưa đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, đặc biệt là các yêu cầu mới về bảo quản công cụ hỗ trợ theo quy định tại Điều 9 Luật Quản lý, sử dụng vũ khí, vật liệu nổ và công cụ hỗ trợ năm 2017, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2018.
Do đó, trong thời gian tới cần nghiên cứu xem xét bổ sung việc xây dựng kho vật chứng cho các cơ quan THADS trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của từng địa phương do đặc thù của các cơ quan khác nhau hoặc ở các địa phương khác nhau (tùy thuộc vào số lượng vụ án và điều kiện kinh tế - xã hội).
Ngoài ra, cần nghiên cứu bổ sung trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cùng cấp cũng như trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn có liên quan như Công an, Tòa án, Viện kiểm sát phối hợp với cơ quan THADS trong việc xây dựng, quản lý, giao nộp và bảo quản vật chứng đáp ứng yêu cầu xét xử và thi hành án.
Đối với các loại tài sản đặc thù như chất dễ cháy, nổ hoặc các tài sản phải bảo quản trong những điều kiện riêng về nhiệt độ, độ ẩm, v.v... cần có phương án bố trí phù hợp, đảm bảo an toàn và không ảnh hưởng đến chất lượng của vật chứng, tài sản. Đặc biệt cần quan tâm đến bộ phận quản lý công cụ hỗ trợ thi hành án để đảm bảo thực hiện đúng các quy định pháp luật mới về bảo quản vật chứng và công cụ hỗ trợ.
Về công tác đào tạo và biên chế, cần bổ sung kịp thời biên chế thủ kho vật chứng theo quy định, bảo đảm đủ về nhân sự, điều chỉnh tăng chế độ phụ cấp đáp ứng yêu cầu công việc và thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn chuyên sâu cho cán bộ làm công tác thủ kho, quản lý kho để trang bị cho cán bộ thủ kho những kiến thức cần thiết và quan trọng trong việc sắp xếp, bảo quản vật chứng và quản lý kho vật chứng.
Đồng thời cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc bảo quản vật chứng và quản lý kho vật chứng tại cơ sở để đảm bảo chất lượng công tác quản lý kho vật chứng tại các cơ quan THADS.