Trên cơ sở Nghị quyết số 52/NQ-CP ngày 10/12/2010 của Chính phủ về đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp và Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013), với vai trò là đơn vị tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thống nhất quản lý nhà nước về đăng ký biện pháp bảo đảm, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm luôn chú trọng công tác cải cách thủ tục hành chính trong việc xây dựng, hoàn thiện thể chế về đăng ký biện pháp bảo đảm. Theo đó, Cục Đăng ký đã chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan tham mưu, xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành 02 văn bản pháp lý quan trọng là Nghị định số 83/2010/NĐ-CP, Nghị định số 102/2017/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành với kết quả cải cách thủ tục hành chính nổi bật sau:
1. Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2016
Với sự ra đời Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2016 đã dánh dấu một bước tiến đáng kể trong công tác cải cách thủ tục hành chính theo hướng cắt giảm thủ tục, đơn giản hóa hồ sơ, đơn giản hóa thủ tục và đổi mới cách thức thực hiện như sau:
Thứ nhất, “Tiền thân” là Nghị định số 08/2000/NĐ-CP có 5 thủ tục hành chính (đăng ký lần đầu, đăng ký thay đổi, sửa chữa sai sót, đăng ký gia hạn và xóa đăng ký) thì đến Nghị định số 83/2010/NĐ-CP đã bỏ thủ tục đăng ký gia hạn và chỉ còn 4 thủ tục hành chính.
Thứ hai, cải tiến quy trình đăng ký, cung cấp thông tin, đảm bảo thuận tiện, khoa học và giảm chi phí theo hướng đơn giản và minh bạch hoá hồ sơ, thủ tục đăng ký; loại bỏ các giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ đăng ký; bỏ xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người yêu cầu đăng ký; rút ngắn thời hạn giải quyết thủ tục hành chính từ 03 đến 05 ngày xuống còn ngay trong ngày nhận hồ sơ hợp lệ, trường hợp cần kéo dài tối đa cũng không quá 03 ngày làm việc; thủ tục hành chính về đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất được thực hiện tại 01 cấp là Văn phòng đăng ký đất đai (cấp tỉnh) thay vì thực hiện ở 02 cấp là cấp tỉnh và cấp huyện như trước đây.
Thứ ba, lần đầu tiên quy định đăng ký giao dịch bảo đảm qua phương thức trực tuyến và qua thư điện tử. Trên cơ sở quy định này, Bộ Tư pháp đã xây dựng hệ thống đăng ký trực tuyến giao dịch bảo đảm, hợp đồng có đối tượng tài sản là động sản, trừ tàu bay, tàu biển. Năm 2012, hệ thống này chính thức được vận hành và đến nay được coi là bước đột phá về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm.
Thứ tư, thiết lập và bảo đảm thực thi nguyên tắc công khai hóa thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản, giao dịch thuộc diện đăng ký thông qua việc khẳng định quyền được tiếp cận thông tin về tài sản của các tổ chức, cá nhân và trách nhiệm cung cấp thông tin của các cơ quan có thẩm quyền.
2. Giai đoạn từ năm 2017 đến nay
Từ năm 2017 đến nay, việc ban hành Nghị định số 102/2017/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tiếp tục kế thừa nội dung cải cách thủ tục hành chính của Nghị định số 83/2010/NĐ-CP, đồng thời tạo cơ sở pháp lý quan trọng nhằm tiếp tục đổi mới thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm, cụ thể:
Thứ nhất, trong thành phần hồ sơ có các giấy tờ đã được công chứng, chứng thực thì giấy tờ đó được tiếp tục sử dụng và thay thế cho các giấy tờ pháp lý khác có liên quan hoặc quy định lựa chọn giấy tờ trong hồ sơ cần nộp nếu có một trong các giấy tờ như Giấy phép xây dựng hoặc Quyết định phê duyệt dự án đầu tư hoặc hợp đồng thế chấp tài sản có công chứng, chứng thực; quy định liên thông thủ tục hành chính về đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất với thủ tục hành chính về chứng nhận quyền sở hữu...
Thứ hai, một bước tiến quan trọng là Nghị định số 102/2017/NĐ-CP đã tạo cơ sở pháp lý để xây dựng dữ liệu điện tử về đăng ký biện pháp bảo đảm, tiến tới hiện đại hóa phương thức đăng ký (phương thức thực hiện thủ tục hành chính) trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin. Năm 2017, hệ thống đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản, không phải là tàu bay, tàu biển được nâng cấp và hoàn thiện lên mức độ 4 về cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Đây là một bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính và Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm là điểm sáng về ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Tư pháp, là một trong những đơn vị đi đầu trong toàn ngành Tư pháp trong vận hành hệ thống cung cấp dịch vụ công mức độ 4 và được đánh giá là 1 trong 10 sự kiện nổi bật nhất của ngành Tư pháp năm 2017. Đến nay, lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản, trừ tàu bay, tàu biển đã thực hiện kết nối và đồng bộ trạng thái hồ sơ với Cổng Dịch vụ công của Bộ và Cổng Dịch vụ công quốc gia từ ngày 01/7/2020.
Thứ ba, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm theo hướng đơn giản hơn, thuận lợi hơn nữa thông qua quy định người dân có thể làm nhiều thủ tục cùng lúc như đồng thời thực hiện thủ tục hành chính về đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất với thủ tục hành chính về chứng nhận quyền sở hữu tài sản đó trên Giấy chứng nhận hoặc quy định đồng thời thủ tục xóa đăng ký biện pháp bảo đảm và thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm mới trong trường hợp bổ sung nghĩa vụ được bảo đảm mà các bên ký kết hợp đồng bảo đảm mới thay thế hợp đồng bảo đảm đã đăng ký; tập trung xử lý những vướng mắc trong thực tiễn đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất cho người dân do chưa có quy định hướng dẫn thực hiện, ví dụ như trường hợp đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ chồng, hộ gia đình, doanh nghiệp tư nhân; mở rộng loại hợp đồng được đăng ký theo yêu cầu, tạo cơ chế cho khách hàng đăng ký trực tuyến trong trường hợp không yêu cầu cấp mã số sử dụng cơ sở dữ liệu được thực hiện phương thức này giống như đối với khách hàng được cấp mã số sử dụng cơ sở dữ liệu…
Thứ tư, trong giai đoạn này, việc thực thi cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm còn được thực hiện thông qua việc giảm phí đăng ký giao dịch bảo đảm theo Thông tư số 113/2017/TT-BTC như: mức phí đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm giảm hơn 50% (từ 70.000 đồng/hồ sơ xuống còn 30.000 đồng/hồ sơ); đối với mức phí cấp bản sao văn bản chứng nhận nội dung đăng ký giao dịch bảo đảm thì giảm từ 30.000 đồng/trường hợp xuống còn 25.000 đồng/trường hợp. Bên cạnh đó, trong năm 2020, nhằm kịp thời hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn trong sản xuất, kinh doanh cho đối tượng chịu ảnh hưởng bởi dịch Covid-19, trên cơ sở đề xuất của Bộ Tư pháp, Thông tư số 49/2020/TT-BTC còn quy định giảm 20% phí cho các cá nhân, tổ chức khi yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm bằng động sản (trừ tàu bay), tàu biển.
Thứ năm, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu của thực tiễn về việc việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký và cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm, Cục Đăng ký đang hoàn thiện nội dung ứng dụng chữ ký số trong phần mềm đăng ký trực tuyến. Trong thời gian hoàn thiện phần mềm đăng ký trực tuyến, Cục Đăng ký bước đầu đã khuyến khích các Trung tâm Đăng ký chủ động triển khai sử dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký đăng ký và cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu về tuân thủ quy định về cấp chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số của pháp luật về giao dịch điện tử, quy định về quản lý thuê bao chứng thư số thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và quy định về sử dụng chữ ký số trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Sau khi hoàn thiện nội dung ứng dụng chữ ký số, việc sử dụng chữ ký số tại các Trung tâm Đăng ký sẽ được áp dụng thống nhất trên phần mềm đăng ký trực tuyến.
Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện thể chế là cơ sở pháp lý quan trọng trong công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm. Thực tiễn cho thấy, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành từ năm 2010 đến nay chỉ quy định những thủ tục hành chính đơn giản, gọn nhẹ, loại bỏ các thành phần hồ sơ, giấy tờ không cần thiết, đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục hành chính, việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký và trả kết quả được giảm thiểu tối đa, góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký biện pháp bảo đảm mang lại hiệu quả tốt nhất, kịp thời cho các tổ chức tín dụng giải ngân nguồn vốn. Điều này đã góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh của nền kinh tế, tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân khai thác giá trị của tài sản bảo đảm và dễ dàng tiếp cận nguồn vốn với chi phí thấp, an toàn, phục vụ tích cực, hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng xã hội.