Thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời Bộ đã có công văn hướng dẫn nghiệp vụ, giải đáp kịp thời những kiến nghị, khó khăn, vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực. Ngoài ra, Bộ đã phối hợp với một số địa phương để tập huấn các quy định của pháp luật về chứng thực, giúp địa phương tháo gỡ những tồn tại, hạn chế những sai sót xảy ra liên quan đến các hoạt động trong lĩnh vực này.
Để kịp thời chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, Bộ Tư pháp đã tiếp tục chỉ đạo, hướng dẫn các địa phương thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ, nhờ đó góp phần giảm chi phí, áp lực đối với UBND cấp huyện và cấp xã trong công tác chứng thực. Đến nay, các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực cơ bản được triển khai thi hành một cách hiệu quả thống nhất trong cả nước, đáp ứng nhu cầu của tổ chức, cá nhân về chứng thực.
Tuy nhiên, trên thực tế vẫn xuất hiện một số trường hợp giấy tờ, văn bản giả mạo yêu cầu thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Để phát hiện và từ chối chứng thực đòi hỏi người thực hiện chứng thực cần có hiểu biết, kinh nghiệm, nhạy cảm nghề nghiệp để nhận biết, từ đó quyết định từ chối yêu cầu chứng thực. Tại một số địa phương, việc tuân thủ quy định về chứng thực bản sao từ bản chính không được bảo đảm, còn tồn tại nhiều trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Một số địa phương chưa có giải pháp tích cực, hữu hiệu nhằm giảm triệt để yêu cầu nộp bản sao chứng thực đối với người dân khi thực hiện thủ tục hành chính, tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực vẫn còn tồn tại.
Việc thực hiện chứng thực chữ ký tại một số nơi còn chưa bảo đảm đúng quy định pháp luật về chứng thực. Đặc biệt, việc chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch của công dân được thực hiện không đúng theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, gây bất lợi cho công dân khi sử dụng Sơ yếu lý lịch. Vẫn còn tồn tại tình trạng chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, vi phạm quy định về chứng thực chữ ký được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Việc chứng thực chữ ký người dịch nhiều khi chưa đảm bảo đúng trình tự, thủ tục: không thực hiện kiểm tra, lập danh sách, phê duyệt, niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật, không ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật, chứng thực chữ ký người dịch đối với những văn bản, giấy tờ chưa được hợp pháp hóa lãnh sự… Trong hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch, còn tình trạng không tuân thủ quy định về mẫu lời chứng, hồ sơ chứng thực chưa đảm bảo đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật chứng thực và pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Ngoài ra, công tác thu phí chứng thực vẫn chưa đảm bảo theo quy định. Một số địa phương chưa thực sự quan tâm đến công tác chứng thực, công tác phổ biến quán triệt cũng như tập huấn về nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã chưa được chú trọng. Đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch làm công tác chứng thực còn chưa thực sự đáp ứng được các yêu cầu theo quy định do áp lực giải quyết yêu cầu chứng thực của người dân ngày càng lớn.
Để góp phần tháo gỡ những tồn tại, khó khăn trên, các địa phương cần tiếp tục triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Từ đó, nghiên cứu, tổng hợp những vấn đề vướng mắc trong thực tế để đề xuất hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về chứng thực, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ trong việc thực thi pháp luật.
Song song với đó, Bộ Tư pháp cần đẩy mạnh công tác thanh tra chuyên ngành, kiểm tra sau thanh tra trong lĩnh vực chứng thực để phát hiện những thiếu sót, khó khăn, vướng mắc để kịp thời uốn nắn, giải quyết, có biện pháp xử lý phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đảm bảo lợi ích hợp pháp của người dân. Đồng thời tăng cường tổ chức tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho các địa phương, nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các vấn đề về chứng thực.
