UBND tỉnh Hải Dương vừa ban hành Kế hoạch số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Theo đó, toàn tỉnh Hải Dương sẽ tập trung nguồn lực để tiến hành số hóa dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch đang được lưu trữ tại các Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) trên địa bàn tỉnh trên hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo đầy đủ, đúng tiến độ.
Hiện nay, toàn tỉnh Hải Dương đã thực hiện số hoá được khoảng 558.000 hồ sơ. Trong đó, có khoảng 400.000 hồ sơ các sổ hộ tịch từ 01/01/2019 đến nay đã được cập nhật trên Phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp; khoảng 54.000 hồ sơ các Sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền tham mưu giải quyết của Sở Tư pháp, lưu trữ tại Sở Tư pháp; khoảng 104.000 hồ sơ các Sổ đăng ký khai sinh, Đăng ký khai tử, Đăng ký kết hôn lưu trữ tại các huyện, thị xã thành phố.
Toàn tỉnh Hải Dương còn khoảng 1.730.000 hồ sơ chưa được số hóa. Hiện tại, các sổ này đang được lưu trữ dưới dạng sổ giấy tại UBND các Phòng Tư pháp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Theo quy định những hồ sơ này cần phải được số hóa thành dữ liệu điện tử trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.
Để thực hiện kế hoạch số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bàn, Sở Tư pháp và Công an tỉnh Hải Dương sẽ xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và xây dựng tài liệu hướng dẫn cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Theo đó, các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu và nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sau đó, thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Việc scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại sẽ được thực hiện bởi đơn vị có chuyên môn.
Theo kế hoạch của UBND tỉnh Hải Dương, việc xử lý dữ liệu sau khi số hóa, kiểm tra, phê duyệt, chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc sẽ hoàn thành trong quý II và quý III/2023.
