Theo quy định hiện hành, người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, tuy nhiên, do thực hiện cơ chế một cửa cũng như thiếu nhân lực mà tư pháp cấp huyện và xã vẫn buộc lòng phải “chứng gián tiếp”.
| |
| Ảnh minh họa |
“Chứng gián tiếp”: phổ biến?
Qua phản ánh của báo chí về vấn đề này, Vụ Hành chính Tư pháp, Bộ Tư pháp thừa nhận: thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể là UBND cấp huyện và cấp xã thì thủ tục chứng thực chữ ký chưa được thực hiện triệt để, chưa thống nhất, vô hình chung đã bị “vô hiệu hóa”.
Theo khoản 2 của điều 17 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì “người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực”. Thẩm quyền chứng thực chữ ký là trưởng, phó phòng tư pháp. Tuy nhiên, theo Quyết định số 93 của Thủ tướng Chính phủ thì việc chứng thực chữ ký cũng phải qua bộ phận một cửa. Việc tiếp nhận hồ sơ được giao cho cán bộ là chuyên viên giúp việc thụ lý, kiểm tra trước khi chuyển lên cho lãnh đạo phòng tư pháp ký chứng thực.
Tuy nhiên, thực tế không phải ngày nào, giờ nào lãnh đạo phòng tư pháp (ở xã là lãnh đạo UBND) cũng ngồi “chờ” dân đến chứng thực. Đối với tư pháp cấp huyện, ngoại trừ các quận, huyện ở các thành phố lớn, phần lớn biên chế cho một phòng tư pháp khoảng từ 3-5 người, trong khi có đến cả chục đầu việc phải giải quyết, trong đó có nhiều việc phải trực tiếp xuống cơ sở như phổ biến pháp luật, trợ giúp pháp lý, phối hợp thi hành án... Trong khi đó, lãnh đạo UBND cấp xã cũng không mấy “khá” hơn vì thực tế công việc ở cơ sở luôn bộn bề.
Để giải quyết xung đột này, mỗi địa phương có cách thức tổ chức khác nhau. Ví dụ: UBND quận Ba Đình, Hà Nội thì cử luân phiên lãnh đạo phòng tư pháp trực ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thực hiện ký chứng thực, UBND quận Hai Bà Trưng thì thực hiện cơ chế một cửa ngay tại phòng tư pháp để đảm bảo ký trước mặt người thực hiện chứng thực. UBND TP. Hòa Bình để đảm bảo thực hiện đúng Nghị định 79/CP nhưng cũng đảm bảo không để trống với các phần việc khác cũng tổ chức tiếp nhận yêu cầu ngay tại phòng tư pháp nhưng chỉ với một số ngày cụ thể trong tuần.
Đối với UBND quận, huyện, Vụ Hành chính Tư pháp, Bộ Tư pháp cho rằng hiện tượng “chứng” gián tiếp thì không nhiều nhưng UBND xã, phường thì rất phổ biến và có thể nói là hầu hết. Lý do bởi người tiếp nhận là cán bộ tư pháp hộ tịch tại bộ phận một cửa nhưng người ký chứng thực lại là chủ tịch, phó chủ tịch UBND.
Gỡ bằng bổ sung nhân lực
Phân tích bài toán nhân lực ngành tư pháp, bà Ung Thị Xuân Hương – Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh còn cho rằng, “lỗi” do cơ chế. Bộ phận một cửa và phòng tư pháp hoạt động độc lập nên việc thực hiện theo cả hai văn bản trên là rất khó. Sở Tư pháp TP.Hồ Chí Minh đề xuất, bổ nhiệm chánh văn phòng cấp xã từ số công chức văn phòng, thống kê hoặc tư pháp hộ tịch để đảm nhận việc này hoặc bổ sung thêm ủy viên ủy ban phụ trách văn phòng cho UBND phường xã thị trấn. Về lâu dài nên có chức danh chứng thực viên.
Tuy nhiên, ông Lê Trọng Vinh – Phó Vụ trưởng Vụ pháp chế - Bộ Nội vụ khẳng định, hai phương án trên của Sở Tư pháp TP.Hồ Chí Minh là rất khó thực hiện. Hiện cơ cấu cấp xã không có cơ quan chuyên môn, chỉ có công chức giúp việc, không thể có thêm chức danh chánh văn phòng ủy ban.
Để giải quyết xung đột giữa Nghị định 79/CP và Quyết định 93, nên vẫn để chứng thực qua bộ phận một cửa và có thể ủy quyền cho công chức ở đó, ký nháy vào giấy tờ vào chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trước khi chuyển cho người có thẩm quyền ký. Đối với các phường có số dân lớn, có thể sẽ nghiên cứu nâng con số ủy viên lên bẩy người thay vì năm người như hiện nay để bổ sung thêm chức danh cho phù hợp.
Còn theo Sở Tư pháp Vĩnh Phúc, nên giao cho nhiệm vụ chứng thực cho cán bộ văn phòng hay tư pháp hộ tịch làm để tạo thế chủ động.
Sau khi nghe ý kiến trao đổi của Bộ, ngành, địa phương về vấn đề nêu trên, Bộ Tư pháp sẽ bàn bạc, trao đổi với Bộ Nội vụ trước khi Bộ này kiến nghị thủ tướng Chính phủ sửa đổi quyết định số 93 nêu trên.
Nam Hòa