Phần mềm “khắc nhập khắc xuất”: “Chìa khoá” xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Phần mềm ra đời từ yêu cầu thực tế

Ngày mai (23/8), Đoàn công tác Sở Tư pháp tỉnh Thanh Hoá sẽ có buổi làm việc, học tập, trao đổi kinh nghiệm về thực hiện nhiệm vụ công tác lý lịch tư pháp (LLTP) tại Sở Tư pháp Lâm Đồng. Nội dung chính hai bên trao đổi đó là thực hiện cung cấp thông tin, cấp phiếu LLTP và xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu LLTP để phục vụ cho công tác cung cấp thông tin, cấp phiếu LLTP.

Được biết, Lâm Đồng là địa phương thứ 3 cả nước tiên phong đưa vào ứng dụng phần mềm tự động hóa công tác xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu LLTP và cấp phiếu LLTP - Phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” từ ngày 1/1/2024. Đây là phần mềm do Công ty cổ phần BDA.SC cho ra đời từ yêu cầu cấp thiết của thực tế.

Theo số liệu thống kê, đến nay, qua 14 năm thực hiện Luật LLTP, trung bình mỗi năm các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP như Sở Tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia tiếp nhận khoảng 400.000 thông tin LLTP. Do đó, mặc dù cán bộ, công chức làm công tác LLTP rất nỗ lực xây dựng Cơ sở dữ liệu nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu của Luật LLTP.

Người dân đến Bộ phận Một cửa Sở Tư pháp Hà Nội thực hiện yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp. Ảnh: VGP.

Để phục vụ hoạt động cấp Phiếu LLTP đáp ứng nhu cầu của người dân, năm 2024, Bộ Tư pháp xác định một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác lý lịch tư pháp là “Tăng cường công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP, phấn đấu mục tiêu 100% thông tin LLTP được tiếp nhận, xử lý; thường xuyên theo dõi, đôn đốc Sở Tư pháp bảo đảm thông tin LLTP được tiếp nhận và xử lý đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đẩy mạnh phối hợp liên ngành trong công tác trao đổi, cung cấp, tra cứu, xác minh thông tin để xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP” và “Ứng dụng triệt để công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu LLTP và cấp Phiếu LLTP, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” được công ty cổ phần BDA.SC nghiên cứu từ năm 2015, đưa vào thử nghiệm từ năm 2018 được xem là giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác LLTP. Phần mềm xử lý 3 nhóm tác vụ chính gồm: Xây dựng Cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu nhận được, lưu trữ tập trung dữ liệu; Quản lý, vận hành, khai thác dữ liệu, kiểm duyệt, hiệu chỉnh thông tin bóc tách từ tài liệu; Xử lý yêu cầu tra cứu và thống kê báo cáo, tiếp nhận yêu cầu tra cứu, cấp phiếu LLTP.

Các bước xử lý thông tin của phần mềm "khắc nhập, khắc xuất".

Cụ thể, khi sử dụng phần mềm “khắc nhập, khắc xuất”, các thông tin nguồn LLTP tại đầu mối cung cấp thông tin hoặc tại cơ quan xây dựng Cơ sở dữ liệu được truyền tải lên hệ thống bằng phương thức Scan, các bản Scan được lưu trữ tập trung tại trung tâm tích hợp dữ liệu, sau khi Scan. Sau đó, phần mềm tự động phân loại, bóc tách các trường thông tin cần thiết tương ứng với từng loại tài liệu đầu vào và chuẩn hóa dữ liệu bóc tách được với các danh mục có sẵn. Sau bước này, cán bộ tư pháp có thể vào phần mềm cập nhật, đối chiếu thông tin và thực hiện kiểm duyệt tài liệu.

Với Phần mềm “khắc nhập, khắc xuất”, hệ thống cung cấp chức năng hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu tra cứu của các tổ chức, cá nhân một cách đơn giản, nhanh chóng, việc thống kê, báo cáo cũng được thực hiện dễ dàng dựa trên các tiêu chí, biểu số cụ thể, giúp các cán bộ nghiệp vụ tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác trong việc xử lý thống kê và báo cáo. Khi sử dụng Phần mềm này, các cơ quan cung cấp thông tin Scan lên phần mềm, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu sẽ thực hiện việc tiếp nhận thông tin trên phần mềm. Cách thức này vừa nhanh gọn, vừa tiết kiệm tài nguyên.

Minh chứng từ địa phương vùng Tây Nguyên

Là tỉnh thuộc vùng Tây Nguyên, điều kiện kinh tế- xã hội còn nhiều khó khăn nhưng Lâm Đồng đã mạnh dạn ứng dụng CNTT, đưa phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” vào vận hành.

Ông Vũ Văn Thúc – Phó Giám đốc Sở Tư pháp Lâm Đồng cho biết việc đưa vào vận hành phần mềm "khắc nhập, khắc xuất" đã giải quyết việc tồn động hồ sơ liên quan đến công tác LLTP.

Ông Vũ Văn Thúc – Phó Giám đốc Sở Tư pháp Lâm Đồng vui mừng cho biết: Địa phương hàng năm tiếp nhận lượng thông tin LLTP khổng lồ từ các cơ quan trong tỉnh, Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp 62 tỉnh, thành gửi về. Trong khi đó Lâm Đồng chưa có phòng LLTP riêng, thiếu nhân lực nên việc lập án phục vụ cho công tác cấp phiếu LLTP thường xuyên bị ùn ứ. Trước thực tế đó, Sở Tư pháp đã mạnh dạn tìm hiểu, đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo, cho phép mua sắm, đưa vào sử dụng phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” từ ngày 1/1/2024. Từ đó đến nay, Sở Tư pháp đã lập Hồ sơ LLTP và xử lý thông tin gần 6.000 hồ sơ LLTP.

“Đưa vào sử dụng phần mềm “khắc nhập, khắc xuất”, Sở Tư pháp đã xử lý lập án hơn 22.000 các nguồn LLTP gồm các bản án, quyết định, giấy chứng nhận của cơ quan toà án, các tài liệu, thông báo của cơ quan thi hành án dân sự. Hiện nay việc tiếp nhận thông tin, lập án cơ bản đáp ứng được công tác LLTP”, ông Thúc nói.

Lãnh đạo Sở Tư pháp Lâm Đồng kiểm tra, đối chiếu thông tin trên phần mềm "khắc nhập, khắc xuất".

Cũng theo lãnh đạo Sở Tư pháp Lâm Đồng, không chỉ rút ngắn 3/4 khâu lập án phục vụ công tác LLTP thì phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” còn cho phép lưu trữ dữ liệu khoa học, dễ tra cứu. Còn hiệu quả kinh tế thì quá rõ rệt. Nếu không có phần mềm thì Sở Tư pháp cần ít nhất phải cần 2 nhân lực chuyên lập án vẫn chưa thể đáp ứng yêu cầu công việc, còn hiện nay chỉ cần một nhân sự kiêm nhiệm công tác này. Đặc biệt, theo ông Thúc, nếu một khi cơ sở dữ liệu LLTP được liên thông, chia sẻ giữa các cơ quan quản lý thì hiệu quả càng lớn hơn.

Ông Nguyễn Văn Lợi- Phó Trưởng phòng Hành chính tư pháp (Sở Tư pháp Lâm Đồng) đang nhập hồ sơ trên phần mềm "khắc nhập, khắc xuất".

Là người trực tiếp sử dụng phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” tại Sở Tư pháp Lâm Đồng, ông Nguyễn Văn Lợi- Phó Trưởng phòng Hành chính tư pháp cho biết: Thay vì nhập thông tin thủ công thì với phần mềm “khắc nhập, khắc xuất”, chỉ cần scan bản án, quyết định của toà án, lập tức hệ thống tự động bóc tách thông tin như số hiệu bản án, tội danh, số năm tù, nghĩa vụ thi hành án, thời gian chấp hành bản án… rồi điền vào các trường thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, cán bộ chỉ cần rà soát, đối chiếu lại là xong khâu lập án. Đặc biệt sau khi đã nhập dữ liệu hoàn thành, công tác tra cứu vô cùng tiện lợi, có thể trích xuất dữ liệu chi tiết đến từng bản án, quyết định, từ đó rút ngắn thời gian cấp phiếu LLTP.

“Lợi ích lớn nhất là phần mềm “khắc nhập, khắc xuất” xây dựng được cơ sở dữ liệu LLTP đầy đủ, chính xác, từ đó giúp tra cứu nhanh, có đầy đủ dữ liệu như bản án, quyết định của toà án thì sẽ rút ngắn khâu phối hợp xác minh, hiệu quả thấy rõ nhất là thực hiện thủ tục xoá án tích. Hơn nữa, phần mềm liên thông với hệ thống quản lý LLTP dùng chung của Bộ Tư pháp nên thuận lợi trong khâu nhập, quản lý dữ liệu”, ông Lợi nói.