Việc phối hợp tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đã được quy định cụ thể tại Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp (LLTP).
Theo đó, tại Điều 20, Điều 21, Điều 22 của Thông tư này, trường hợp tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 để cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị cơ quan Công an thực hiện tra cứu, xác minh thông tin LLTP.
Trường hợp kết quả tra cứu thông tin LLTP của cơ quan Công an vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát hoặc cơ quan có liên quan khác để tra cứu về thông tin án tích, thông tin về tình trạng thi hành án của đương sự.
Để đảm bảo thực hiện quy định của Luật LLTP, Thông tư liên tịch số 04, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát nhân dân, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng đã ban hành Chỉ thị, văn bản hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin LLTP.
Ngoài ra, để đảm bảo việc tra cứu, xác minh thông tin để xóa án tích, năm 2019, Bộ Tư pháp sẽ tiếp tục làm việc với các bộ, ngành có liên quan trao đổi, bàn giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc hiện nay trong việc triển khai thi hành Bộ luật Hình sự 2015 và Nghị quyết số 41/2017/QH14.
Theo Bộ Tư pháp, trong trường hợp Sở Tư pháp đã gửi văn bản yêu cầu xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đến các cơ quan có liên quan, tuy nhiên các cơ quan này không có văn bản phản hồi, đề nghị Sở Tư pháp trong văn bản yêu cầu tra cứu, xác minh ghi rõ thời hạn trả lời kết quả theo quy định pháp luật.
Đồng thời cử cán bộ theo dõi, bám sát, phối hợp với cơ quan, đơn vị được yêu cầu tra cứu, xác minh thực hiện tra cứu, xác minh và trả kết quả cho Sở Tư pháp kịp thời. Trường hợp sau khi thực hiện các nội dung trên mà không nhận được kết quả trả lời, đề nghị Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh trực tiếp. Việc xác minh trực tiếp phải lập thành biên bản. Biên bản làm việc phải ghi rõ thời gian, địa điểm, tên, chức vụ người tham gia, nội dung xác minh.
Biên bản phải lập thành 2 bản, có chữ ký của người đại diện các cơ quan tham gia và phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi thực hiện xác minh. Trường hợp sau khi thực hiện các nghiệp vụ xác minh mà không có kết quả, đề nghị Sở Tư pháp thông báo cho Trung tâm LLTP quốc gia để được hỗ trợ.
Ngoài ra, ngày 29/6/2018, Trung tâm LLTP quốc gia, Bộ Tư pháp và Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an (V06) đã ký Quy chế số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP, theo đó trên cơ sở sử dụng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP để thực hiện tra cứu, xác minh thông tin LLTP giữa Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp, Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an và Phòng Hồ sơ, Công an tỉnh.
Thực hiện giải pháp trên, thời hạn V06 trả kết quả tra cứu, xác minh là 05 ngày làm việc, những trường hợp phức tạp như đã từng bị kết án, có tiền sự… thời hạn là 09 ngày làm việc kèm theo tài liệu có liên quan như bản án, quyết định thi hành án, giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù...
Để đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật LLTP đối với những trường hợp phức tạp như không có thông tin về việc xét xử, cơ quan tra cứu, xác minh không trả lời Công văn xác minh hoặc trả lời không còn lưu trữ thông tin…, ngày 29/6/2018, Trung tâm LLTP quốc gia (Bộ Tư pháp) đã phối hợp với Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát - C53 (Bộ Công an) đã ký Quy chế phối hợp số 02/QC-TTLLTPQG-C53 về tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP. Theo đó, thời hạn C53 trả kết quả tra cứu, xác minh là 05 ngày làm việc, những trường hợp phức tạp như đã từng bị kết án, có tiền sự… thời hạn là 09 ngày làm việc.
Vì vậy, theo Trung tâm LLTP Quốc gia, Sở Tư pháp có thể tiến hành tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp tại Trung tâm LLTP quốc gia theo Giải pháp ứng dụng tin học hóa công tác tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP (Giải pháp mô hình “Kiềng ba chân”) để đảm bảo thời hạn cấp Phiếu LLTP theo quy định.