Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đang được Bộ Tư pháp xây dựng, chuẩn bị lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan trước khi hoàn thiện trình Thủ tướng vào tháng 8/2015.
Nhiều bất cập từ cách làm truyền thống
Ở nước ta hiện nay, việc xác lập, thu thập, lưu trữ thông tin dữ liệu hộ tịch vẫn cơ bản được tiến hành theo phương pháp truyền thống: đăng ký và quản lý hộ tịch thông qua hệ thống biểu mẫu, sổ sách, hồ sơ một cách thủ công, phần lớn vẫn là viết tay, việc ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng ở mức in biểu mẫu hộ tịch từ máy tính.
Tuy một số địa phương có sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch (ĐKHT) nhưng chủ yếu ở mức độ đăng ký riêng lẻ từng loại việc, chưa có sự liên thông, thống nhất giữa các sự kiện hộ tịch của cùng một cá nhân, chưa kết nối giữa các cơ quan ĐKHT với nhau và với cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên.
Thực tế, việc lưu trữ sổ hộ tịch một cách có bài bản, hệ thống chỉ thực sự bắt đầu từ năm 1999 khi triển khai thực hiện Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về ĐKHT. Việc lưu trữ hệ thống sổ hộ tịch giấy tuy có ưu điểm là bảo đảm an ninh thông tin nhưng lại có nhiều hạn chế, như: cồng kềnh, tốn diện tích; bảo quản khó khăn, dễ rủi ro (do thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt); dữ liệu hộ tịch cá nhân bị phân tán, thiếu đồng bộ, không xâu chuỗi/kết nối được với nhau; cơ quan ĐKHT không quản lý được đầy đủ các dữ liệu hộ tịch cá nhân; khả năng tra cứu, khai thác phục vụ yêu cầu của người dân rất hạn chế; khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn, phiền hà...
Theo thống kê của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, hiện có 14 tỉnh, thành phố đã trang bị cho 100% công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã máy tính có kết nối internet phục vụ riêng công tác đăng ký, quản lý hộ tịch; 11 tỉnh đã trang bị cho trên 55% số công chức tư pháp - hộ tịch trên địa bàn máy tính có kết nối internet phục vụ riêng cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và tựu trung lại, trung bình cả nước mới có từ 20% đến dưới 55% số xã được trang bị máy tính để phục vụ riêng cho công tác ĐKHT của công chức tư pháp - hộ tịch.
Về ứng dụng phần mềm ĐKHT, có 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai ứng dụng phần mềm vào ĐKHT; 5 tỉnh, thành phố đang xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch. Tuy nhiên, mức độ thực hiện tin học hóa tại các địa phương cũng rất khác nhau, hầu hết đều chưa đồng bộ, chưa bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu quản lý.
Sẽ có đột phá
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm ĐKHT là biện pháp số hóa (điện tử hóa) thông tin hộ tịch của cá nhân, trong đó có thông tin khai sinh – là thông tin hộ tịch gốc. Theo Đề án 896, Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân, đây là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư. Bên cạnh đó, những thông tin hộ tịch khác về kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, khai tử... được cập nhật vào hệ thống dữ liệu, được coi là thông tin “động”, có giá trị làm cho CSDL quốc gia về dân cư luôn sống.
Vì vậy, Bộ Tư pháp nhận định, việc xây dựng CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc – cơ sở trung tâm để kết nối, tiếp nhận, liên thông với toàn bộ cơ sở hộ tịch điện tử từ các địa phương trên cả nước – nhằm lưu giữ tập trung, kết nối, chia sẻ và cung cấp thông tin cho CSDL quốc gia về dân cư là yêu cầu cốt lõi, là điều kiện không thể thiếu mà bất cứ phần mềm ĐKHT nào cũng phải đáp ứng được.
Mục tiêu mà Đề án CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc hướng tới là ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc, hình thành CSDL hộ tịch điện tử tập trung, có sự quản lý thống nhất từ Trung ương đến địa phương, có sự phân quyền, phân cấp hợp lý giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch theo đơn vị hành chính, theo cấp quản lý; bảo đảm bí mật thông tin cá nhân, đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, từng bước hiện đại hóa công tác ĐKHT, tiến tới đăng ký trực tuyến; bảo đảm kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho CSDL quốc gia về dân cư và CSDL chuyên ngành có liên quan.
Để thực hiện được mục tiêu này, Bộ Tư pháp cũng đã đề xuất một số giải pháp cụ thể cho quá trình triển khai thực hiện như: xây dựng một Nghị định quy định về quá trình vận hành, khai thác, quản lý CSDL hộ tịch điện tử phù hợp với quy mô, tính chất và các yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật; sử dụng tối đa năng lực của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch hiện nay kết hợp tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch (ở cả ba cấp tỉnh, huyện, xã). Theo đó, Bộ cũng đề xuất các giải pháp cụ thể về hạ tầng kỹ thuật, về trang bị phần mềm hộ tịch…
Dự kiến, sau khi Đề án chính thức được phê duyệt, Bộ Tư pháp sẽ chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương triển khai có hiệu quả CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc nhằm phục vụ một cách tốt nhất công tác quản lý nhà nước về hộ tịch cũng như nhu cầu của nhân dân.
Trên thế giới và khu vực, nhiều nước đã thực hiện tin học hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Tùy điều kiện thực tiễn và nhu cầu của mỗi nước mà việc tin học hóa được áp dụng ở những mức độ khác nhau. Có nước, vùng lãnh thổ đã tin học hóa toàn bộ quá trình đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử trên cả nước (như Hàn Quốc, Thái Lan, Đài Loan…), có nước kết hợp đăng ký thủ công (đăng ký, lưu giữ trên sổ giấy) với tin học hóa từng bước (Nhật Bản, Trung Quốc) hoặc điện tử hóa toàn bộ (Cộng hòa Liên bang Đức, Hungary…).
