Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Hộ tịch thì giấy tờ hộ tịch được cấp cho các trường hợp đăng ký hộ tịch vi phạm các quy định sau: Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; Làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch; Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch; Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch; Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào. Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình thì bị thu hồi, hủy bỏ.
Tại các Điều 69, 70 Luật Hộ tịch thì thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ được quy định như sau: UBND cấp tỉnh thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trái quy định của Luật này, UBND cấp huyện thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái quy định của Luật này. Quy định này hiện có 2 cách hiểu khác nhau:
Có ý kiến cho rằng, căn cứ vào Điều 69, 70 của Luật Hộ tịch thì UBND cấp xã, UBND cấp huyện không có quyền tự hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch do mình cấp trái pháp luật mà phải do UBND cấp trên hủy bỏ trên cơ sở đề nghị của UBND cấp dưới.
Một số quan điểm khác lại cho rằng trong quá trình kiểm tra công tác hộ tịch của cấp dưới, nếu UBND cấp tỉnh, UBND cấp huyện phát hiện UBND cấp dưới cấp giấy tờ hộ tịch trái pháp luật, thuộc trường hợp phải thu hồi, hủy bỏ thì UBND cấp tỉnh, UBND cấp huyện ra quyết định thu hồi, hủy bỏ. Đối với trường hợp UBND cấp huyện, cấp xã trong quá trình tự kiểm tra phát hiện việc cấp giấy tờ hộ tịch là trái pháp luật thì có quyền hủy bỏ chứ không nhất thiết phải là cấp trên hủy bỏ, bởi theo quy định tại Điều 18 Nghị định 110/2004/NĐ- CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư , khoản 3 Điều 18 quy định: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Quan điểm của người viết cho rằng quan điểm thứ hai phù hợp hơn, đáp ứng kịp thời công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, bởi lẽ cơ quan đã ban hành văn bản mà phát hiện có sai sót thì phải tự hủy bỏ, ban hành văn bản mới cho đúng pháp luật theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, chứ chờ cấp trên hủy bỏ thì rất lâu, công dân có thể sử dụng các giấy tờ hộ tịch cấp trái pháp luật thực hiện các giao dịch, ảnh hưởng đến trật tự quản lý xã hội. UBND cấp tỉnh, cấp huyện chỉ thu hồi, hủy bỏ nếu UBND cấp dưới không tự hủy bỏ.
Để việc áp dụng được thống nhất thì cơ quan có thẩm quyền cần hướng dẫn việc thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch theo hướng như đã phân tích ở trên, có như vậy mới đảm bảo tính phân cấp trong quản lý, nâng cao trách nhiệm, tính chủ động của chính quyền cơ sở, khắc phục kịp thời các sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.
