Số lượng yêu cầu TTTP ngày càng tăng
Vào thời điểm năm 2005 số lượng yêu cầu tương trợ tư pháp (TTTP) trong lĩnh vực dân sự hàng năm gửi đến Việt Nam và Việt Nam gửi ra các nước trung bình là 800-1000 yêu cầu, đến nay số lượng yêu cầu TTTP đã tăng lên 3000-4200 yêu cầu/năm (tăng gấp hơn 4 lần). Theo quy trình hiện nay, hồ sơ ủy thác tư pháp (UTTP) của Việt Nam được gửi ra nước ngoài được các cơ quan có thẩm quyền trong nước lập và gửi bằng 03 bản giấy đến Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp tiếp nhận và chuyển thực hiện ra nước ngoài 02 bộ, lưu tại Bộ Tư pháp 01 bộ. Quy trình này sẽ tốn kém các chi phí từ cơ quan lập đến cơ quan tiếp nhận là Bộ Tư pháp, gồm photo, chứng thực, bưu điện, lưu trữ, tra cứu...
Đối với hồ sơ UTTP từ nước ngoài gửi đến, việc tiếp nhận và gửi trả kết quả bằng giấy tốn kém, việc khai thác dữ liệu và lưu trữ cũng khó khăn. Nếu cứ giữ nguyên tình trạng như hiện nay, thì các khó khăn, vướng mắc vẫn không được giải quyết; không tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động TTTP; thời gian khai thác dữ liệu lâu, nhiều quy trình xử lý thủ công bị trùng lặp, chưa cắt giảm được chi phí không cần thiết, chưa bám sát được chủ trương của Chính phủ về xây dựng Chính điện tử, đồng thời không tiết kiệm được nguồn nhân lực cho việc thực hiện.
Đến nay việc tiếp nhận và chuyển thực hiện các yêu cầu đi và đến đã bước đầu áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ UTTP. Tuy nhiên, phần mềm này còn những hạn chế cần tiếp tục được cải tiến, các dữ liệu chưa liên thông, các cơ quan trực tiếp thực hiện chưa thể theo dõi, tra cứu tình hình thực hiện trực tuyến qua mã số mà vẫn phải thông qua việc trả lời các văn bản giấy nên mất thời gian, nguồn lực của cả cơ quan địa phương và cơ quan đầu mối.
Cần thiết áp dụng công nghệ số
Nếu tin học hóa hồ sơ, các cơ quan trong nước khi chuyển hồ sơ đến Bộ Tư pháp thay vì gửi 03 bộ như hiện nay sẽ chỉ gửi 02 bộ giấy đồng thời gửi 01 bản scan đến Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp sẽ đối chiếu hồ sơ giấy và bản scan và chuyển thực hiện ra nước ngoài. Trường hợp nước ngoài chấp nhận phương thức điện tử, Bộ Tư pháp sẽ chuyển bản điện tử này đến nước được yêu cầu (Bộ Tư pháp nhận kết quả điện tử và gửi lại cho cho cơ quan yêu cầu). Bản scan cũng được lưu tại Bộ Tư pháp để tra cứu và lưu trữ.
Việc quy định như vậy mang lại tác động khá lớn về kinh tế. Cụ thể, giúp tiết kiệm chi phí lập hồ sơkhi giảm 1/3 chi phí gửi bưu điện từ cơ quan có thẩm quyền trong nước gửi đến Bộ Tư pháp (do hồ sơ đã giảm về trọng lượng); giảm 1/3 chi phí lập hồ sơ, như photo, chi phí cấp bản sao công chứng dịch thuật. Tính trung bình, mỗi năm ngân sách Nhà nước sẽ tiết kiệm được khoảng 87.000.000 đồng. Bên cạnh đó, còn giúp tiết kiệm thời gian khai thác, tài liệu sau khi gửi đi được lưu trữ trên phần mềm, việc tra cứu ở điều kiện bình thường chỉ mất chưa đến 5 giây. Trong khi đó, nêu khai thác giấy, hoạt động trên sẽ mất 5 phút – 10 phút/ mỗi hồ sơ, chi phí tương ứng mỗi năm 15.750.000đ.
Đối với các nước chấp nhận phương thức điện tử, việc gửi yêu cầu theo phương thức này sẽ không tốn chi phí gửi bưu điện từ Việt Nam ra nước ngoài và từ nước ngoài về Việt Nam đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện. Bên cạnh đó, việc phân quyền khai thác cho các cơ quan có thẩm quyền trong nước gửi hồ sơ sẽ tạo thuận lợi và nhanh chóng trong theo dõi tiến độ không chỉ cho các cơ quan, đơn vị đã gửi yêu cầu mà còn cho các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Bằng thao tác tra cứu trên phần mềm, các đối tượng có liên quan sẽ có thể biết được cụ thể về tình trạng hồ sơ đang ở giai đoạn nào, cơ quan nào đang giải quyết. Hoạt động này sẽ giảm được quy trình các cơ quan này lập văn bản gửi đến Bộ Tư pháp hỏi tiến độ thực hiện và sau đó Bộ Tư pháp lại gửi phản hồi bằng văn bản.
Việc áp dụng công nghệ số vào các hoạt động TTTP sẽ giúp bảo đảm công khai, minh bạch; khắc phục các lãng phí do tận dụng hiệu quả các nguồn lực và áp dụng công nghệ thông tin trong công tác sử dụng và khai thác phần mềm quản lý hồ sơ. Chính vì lẽ đó, việc tin học hóa từng bước công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ UTTP sẽ giảm bớt được số lượng hồ sơ, thuận lợi trong theo dõi và tra cứu tiến độ, tiết kiệm không gian lưu trữ, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử.
