Học lỏm tin học vẫn chế được phần mềm giúp tiết kiệm tiền tỉ
Vị cán bộ tòa án thuộc tuýp người vui vẻ, dễ gần và rất mực chất phác. Anh cho biết hệ thống quản lý án, quản lý nhân sự của mình đã được áp dụng tại TAND TP.HCM hơn 10 năm nay. Chia sẻ “cơ duyên” cho ra đời “đứa con tinh thần”, anh cho biết mình vào ngành từ năm 1989.
Lúc đó làm văn thư, thường xuyên tập hợp số liệu, viết báo cáo, hằng ngày anh phải tiếp xúc với hàng trăm bộ hồ sơ, cứ mỗi dịp tổng kết quý, tổng kết năm lại phải cặm cụi lục tìm sổ sách viết bản thống kê, nhiều báo cáo phải thức trắng suốt tuần lễ mới hoàn thành.
“Mệt mỏi quá nên tôi tự nhủ tại sao không để máy móc làm những công việc đó, vừa tiết kiệm nhân lực lại rút ngắn thời gian làm việc”, anh nói.
Từ suy nghĩ đó, ngày ngày ngoài giờ làm việc, anh mày mò tự học kiến thức tin học, tìm kiếm tư liệu hướng dẫn viết phần mềm. Xin nói rõ, anh chưa từng trải qua bất kì khoá đào tạo tin học nào mà là dân luật “chính gốc”, tốt nghiệp Đại học Luật TP.HCM năm 1993. Năm 1997, anh bắt tay vào viết phần mềm. Thời gian đó, điều kiện vật chất hạn chế nên anh tự bỏ tiền túi trang bị máy vi tính cho đến khâu thu thập tư liệu nghiên cứu.
Miệt mài mày mò hơn 2 năm ròng, đến năm 1999, chương trình thống kê số liệu điện tử chính thức hoàn thiện. “Ban đầu nhiều người chưa tin tưởng nên một thời gian sau chương trình mới được áp dụng”, anh nhớ lại.
Lúc đầu chương trình chủ yếu phục vụ công tác thống kê số liệu, dần dần anh nâng cấp trở thành phần mềm quản lý hồ sơ vụ án, quản lý nhân sự như hiện tại.
Chương trình có tốc độ, hiệu quả giải quyết công việc bằng hàng chục cán bộ. Ngoài ra khâu lưu trữ tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, phòng ốc: “Chỉ cần nhập dữ liệu một lần ban đầu, sau đó hệ thống sẽ tự động cập nhật mọi thông tin liên quan”.
Nếu áp dụng rộng rãi sẽ tiết kiệm đáng kể nhân sự, các khoản chi phí khác. Cũng theo anh, phần mềm này không chỉ áp dụng riêng trong ngành toà án mà có thể “biến đổi” để áp dụng ở tất cả các cơ quan, ban ngành.
Phần mềm “nghiệp dư” nhưng vô vàn tiện ích
Tại TAND TP.HCM, mỗi thẩm phán đều được trang bị máy tính cài đặt sẵn chương trình. Nhìn giao diện bên ngoài, phần mềm quản lý án điện tử có vẻ đơn giản nhưng sử dụng mới thấy hết sự tiện lợi, hiện đại trong công việc.
Chỉ cần nhấp chuột vào bất kì chuyên mục nào như “tổng số lượng vụ án”, “vụ án tồn đọng”, “án đã giải quyết”, lập tức người xem nhanh chóng tiếp cận với thông tin cụ thể đến mức chi tiết nhất.
Nét ưu việt trước tiên của chương trình quản lý án điện tử, là phục vụ công tác thống kê số liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Anh Hải dẫn chứng, đơn giản như bản báo cáo án hình sự trong một năm, nếu thống kê thủ công có thể mất từ 7 - 10 ngày mới hoàn thành.
Thế nhưng, chỉ cần nhấp chuột điền vào khoảng thời gian cần thống kê, chương trình sẽ tự động thống kê. Bởi vậy thay vì mất cả tuần lễ, người thống kê chỉ mất vài giây đã hoàn thành.
Phần mềm còn giúp lãnh đạo toà dễ dàng theo dõi mọi diễn biến công việc, quản lý cấp dưới. Toàn bộ máy tính làm việc của thẩm phán đều nối với máy chủ. Toàn bộ hệ thống máy in cũng như vậy.
“Chỉ cần bộ phận tiếp nhận đơn thư in phiếu tiếp nhận, dữ liệu sẽ truyền được truyền về máy chủ, thông tin cập nhật tức thì. Nhờ vậy, người quản lí chỉ cần ngồi một chỗ, thông qua màn hình đã dễ dàng giám sát diễn biến công việc tại cơ quan. Ví dụ như hôm nay toà án tiếp nhận bao nhiêu đơn thư, tiến trình giải quyết từng vụ án cụ thể…”, anh Hải giải thích.
Tiện lợi hơn, chương trình còn giúp việc tra cứu dữ liệu vô cùng tiện lợi. Để chứng minh thực tế, một thẩm phán cầm tờ báo đăng tải thông tin đương sự khiếu kiện một vụ án đã xét xử sơ thẩm.
| |
| Giao diện phần mềm tin học quản lí án |
Chỉ cần điền tên vụ án hoặc tên đương sự, lập tức máy tính hiển thị đầy đủ mọi thông tin liên quan: Nội dung bản án, tên thẩm phán xét xử, ngày giờ xét xử. Trước đây chưa có phần mềm, bộ phận văn thư phải xuống kho lưu trữ lục tìm bản án rất mất thời gian.
Hiện đại không kém nữa là chức năng quản lí án “tự động hoá” toàn bộ các thao tác trong tiến trình xử lí một vụ án. Ngay khi tiếp nhận đơn thư, hệ thống sẽ tự “soạn thảo” giấy triệu tập, soạn thảo bản án sau đó tự động truyền thông tin đến máy chủ.
Hệ thống cập nhật chi tiết quá trình thụ lý, nếu đã xét xử sẽ cập nhật từ mức án, bị cáo có kháng án hay không. Ngay sau khi có lịch xét xử, hệ thống sẽ tự động chuyển lịch xét xử đến email tất cả các thẩm phán.
Người Mĩ cũng phải phục lăn
Một lợi thế nữa của phần mềm là trước màn hình máy tính cá nhân mỗi thẩm phán luôn hiển thị giao diện phần mềm, thể hiện khối lượng công việc đã, đang, chưa giải quyết, muốn tắt màn hình này cũng không được. Nhờ vậy tự bản thân các thẩm phán sẽ biết khối lượng công việc mình được phân công mà nỗ lực hoàn thành. Nói cách khác, hệ thống góp phần nâng cao ý thức làm việc.
Chứa đựng bao nhiêu tiện ích như vậy nhưng theo anh Hải, phần mềm rất dễ sử dụng, không đòi hỏi cao kiến thức tin học. Giao diện quản lí thiết kế đơn giản theo từng chuyên mục cụ thể nên dễ dàng tra cứu thông tin.
Càng bất ngờ hơn khi biết phần mềm còn giúp cấp lãnh đạo quản lý cơ quan toàn diện mọi mặt, còn có chức năng tính toán nhiều thông số liên quan như: Tuổi Đảng, ngày vào ngành, ngày về hưu, diễn biến nhân sự trong các năm tiếp theo của cơ quan. Qua đó, cấp lãnh đạo chủ động trong công tác đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ kế cận, tránh tình trạng thiếu hụt.
Anh Hải tâm sự chỉ riêng ngành toà án, nếu tất cả tỉnh thành đều được trang bị hệ thống quản lý án điện tử, khi đó ngồi một chỗ vẫn có thể nắm bắt toàn bộ số liệu, diễn biến trong ngành trên toàn cả nước, tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại.
Có thể nói chương trình thuộc diện “hàng độc”, mấy năm trước, một đoàn công tác toà án Mĩ khi đến tham quan hệ thống đã không khỏi ngỡ ngàng và hết lời thán phục. “Thời gian tới tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu, hoàn chỉnh phần mềm theo hướng hiện đại, tiện lợi nhưng cực kì đơn giản, dễ sử dụng”, anh Hải cho hay.