Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) đang chủ trì, phối hợp với một số đơn vị có liên quan xây dựng và đưa ra lấy ý kiến dự thảo Thông tư thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, đến nay, sau hơn 4 năm triển khai, các quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP đã được các địa phương thực hiện tương đối đồng bộ và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, tuy nhiên, cũng bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc. Một trong những khó khăn đó là hiện chưa có quy định cụ thể, thống nhất về một số loại giấy tờ được hay không được chứng thực chữ ký, nhất là đối với những giấy tờ có nội dung ủy quyền, giấy tờ có nội dung hợp đồng, giao dịch nhưng pháp luật chuyên ngành hoặc hướng dẫn thủ tục trong lĩnh vực chuyên ngành lại cho phép chứng thực chữ ký (ví dụ: văn bản ủy quyền vay vốn ngân hàng, một số giấy tờ bảo lãnh, cam kết cho con đi du học, lao động, giấy tờ mua bán, tặng cho xe máy...).
Bên cạnh đó, thực tế một số văn bản có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động động sản (như cam kết về việc bán nhà; Giấy ủy quyền thực hiện các quyền liên quan đến quyền sử dụng đất...) thuộc diện không được chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Ngoài ra, cũng theo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hiện đang có hiện tượng lợi dụng việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền để thực hiện một số hành vi như đòi nợ, khiếu kiện, khiếu nại... gây hoang mang, ảnh hưởng trật tự, an ninh xã hội ở một số địa phương; xuất hiện tình trạng thay vì phải thực hiện việc đăng ký, cấp phép theo quy định (ví dụ, yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ có nội dung về ngành nghề kinh doanh để thực hiện kinh doanh mà không thực hiện đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp) hoặc lợi dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác (ví dụ, chứng thực chữ ký trong giấy tờ có nội dung về hộ tịch như cam kết về quan hệ cha, mẹ, con...); chứng thực chữ ký trong một số giấy tờ có nội dung liên quan đến tài sản nhưng tài sản lại không có thực hoặc không đúng thông tin thực tế... Những hoạt động này đang gây tiềm ẩn phát sinh tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính.
Do đó, dự thảo Thông tư thay thế Thông tư số 20 sẽ bổ sung hướng dẫn cụ thể về một số giấy tờ, văn bản được hoặc không được chứng thực chữ ký để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, đồng thời thống nhất trong việc thực thi công tác chứng thực cũng như để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng chứng thực chữ ký để tránh việc phải thực hiện các thủ tục hành chính khác hoặc nhằm mục đích gian dối, trục lợi. Cụ thể, dự thảo Thông tư đã bổ sung quy định cụ thể việc cho phép chứng thực chữ ký đối với một số giấy tờ có nội dung đơn giản, phổ biến hoặc áp dụng đối với một nhóm đối tượng để tạo điều kiện đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm chi phí cho người dân, đặc biệt là các đối tượng chính sách (ví dụ như người nghèo thực hiện vay vốn tại ngân hàng chính sách); không cho phép chứng thực chữ ký đối với văn bản có nội dung liên quan đến giấy tờ được cấp theo quy định của pháp luật; quy định rõ nội dung ủy quyền nào không được chứng thực chữ ký. Bên cạnh đó, dự thảo Thông tư cũng bổ sung thêm quy định về việc xuất trình các giấy tờ mà pháp luật có liên quan quy định phải có trong thành phần hồ sơ để người tiếp nhận hồ sơ chứng thực kiểm tra.
