Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022 và Nghị định số 59/2023/NĐ-CP ngày 14/8/2023 của Chính phủ đã quy định cụ thể những nội dung và việc tổ chức cuộc họp của CĐDC để nhân dân bàn và quyết định.
Thẩm quyền triệu tập, chủ trì và nội dung tổ chức cuộc họp
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố triệu tập và chủ trì tổ chức cuộc họp của CĐDC để nhân dân bàn và quyết định những nội dung: Chủ trương và mức đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình công cộng trong phạm vi địa bàn cấp xã, ở thôn, tổ dân phố do nhân dân đóng góp toàn bộ hoặc một phần kinh phí, tài sản, công sức. Việc thu, chi, quản lý các khoản đóng góp của nhân dân tại CĐDC ngoài các khoản đã được pháp luật quy định; việc thu, chi, quản lý các khoản kinh phí, tài sản do CĐDC được giao quản lý hoặc được tiếp nhận từ các nguồn thu, tài trợ, ủng hộ hợp pháp khác. Nội dung hương ước, quy ước của CĐDC. Bầu, cho thôi làm thành viên Ban Thanh tra nhân dân, Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng.
Tổ bầu cử (do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thành lập) triệu tập và chủ trì cuộc họp của CĐDC để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố.
Trưởng Ban công tác Mặt trận (BCTMT) ở thôn, tổ dân phố triệu tập và chủ trì cuộc họp của CĐDC để cho thôi làm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố. Trường hợp Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố đồng thời là Trưởng BCTMT thì Chủ tịch UBND cấp xã triệu tập và chủ trì cuộc họp sau khi thống nhất với Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã.
Trường hợp khuyết Trưởng thôn, Tổ trưởng Tổ dân phố thì Chủ tịch UBND cấp xã chỉ định đại diện BCTMT ở thôn, tổ dân phố hoặc triệu tập viên là công dân có uy tín cư trú tại thôn, tổ dân phố triệu tập và tổ chức cuộc họp của CĐDC để Nhân dân bàn và quyết định các nội dung trừ một số trường hợp theo quy định.
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố ủy quyền cho một thành viên BCTMT ở thôn, tổ dân phố hoặc một công dân có uy tín cư trú tại cụm dân cư chủ trì, điều hành cuộc họp của cụm dân cư và báo cáo kết quả với Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố để tổng hợp vào kết quả chung của toàn thôn, tổ dân phố.
Về thành phần tham dự cuộc họp
Cuộc họp của CĐDC do Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố triệu tập và chủ trì tổ chức; trường hợp cuộc họp để bầu, cho thôi làm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thì thực hiện theo quy định của Chính phủ. Trường hợp khuyết Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thì Chủ tịch UBND cấp xã chỉ định đại diện BCTMT ở thôn, tổ dân phố hoặc triệu tập viên là công dân có uy tín cư trú tại thôn, tổ dân phố đó để triệu tập và tổ chức cuộc họp của CĐDC.
Thành phần tham dự cuộc họp của CĐDC gồm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, BCTMT ở thôn, tổ dân phố, đại diện các hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố.
Đại diện hộ gia đình là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có khả năng đại diện được cho các thành viên hộ gia đình; trường hợp hộ gia đình không có người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì đại diện hộ gia đình là người được các thành viên hộ gia đình thống nhất đề cử hoặc ủy nhiệm.
Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp phải thuận lợi, phù hợp với điều kiện thực tế để CĐDC tham gia đầy đủ.
Thông tin, tài liệu về cuộc họp
Thông tin về cuộc họp của CĐDC (theo mẫu quy định) phải được thông báo đến thành phần tham dự ít nhất 02 ngày trước khi tổ chức cuộc họp bằng một trong các hình thức sau: Giấy mời, thông báo trực tiếp đến từng hộ gia đình, qua hệ thống truyền thanh của thôn, tổ dân phố, điện thoại, các ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, tổ dân phố thống nhất thiết lập và được niêm yết công khai tại nhà văn hóa, các điểm sinh hoạt cộng đồng của cụm, thôn, tổ dân phố.
Tài liệu cuộc họp để CĐDC bàn và quyết định phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi tổ chức cuộc họp. Đối với các nội dung: Chủ trương và mức đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình công cộng trong phạm vi địa bàn cấp xã, ở thôn, tổ dân phố do nhân dân đóng góp toàn bộ hoặc một phần kinh phí, tài sản, công sức; Việc thu, chi, quản lý các khoản đóng góp của nhân dân tại CĐDC ngoài các khoản đã được pháp luật quy định; việc thu, chi, quản lý các khoản kinh phí, tài sản do CĐDC được giao quản lý hoặc được tiếp nhận từ các nguồn thu, tài trợ, ủng hộ hợp pháp khác; Nội dung hương ước, quy ước của CĐDC thì tài liệu phục vụ cuộc họp phải được gửi đến từng hộ gia đình, cá nhân liên quan ít nhất 02 ngày trước khi cuộc họp diễn ra bằng hình thức trực tiếp hoặc qua ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, tổ dân phố thống nhất thiết lập.
Trình tự tổ chức cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp của CĐDC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; thông qua chương trình cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký cuộc họp. Thư ký cuộc họp được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Căn cứ nội dung cụ thể của từng cuộc họp, người chủ trì hoặc người được phân công công bố các quyết định, văn bản liên quan theo chương trình cuộc họp.
Người tham dự cuộc họp thảo luận về những nội dung được người chủ trì hoặc người được phân công trình bày.
Đối với cuộc họp của CĐDC để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố; thành viên Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng, thành viên Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn thì đại diện BCTMT ở thôn, tổ dân phố giới thiệu danh sách người ứng cử do BCTMT ở thôn, tổ dân phố đã thống nhất với cấp ủy chi bộ thôn, tổ dân phố và đề nghị đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp tự ứng cử hoặc đề cử người có đủ tiêu chuẩn điều kiện để tham gia bầu.
Kết thúc thảo luận, người chủ trì cuộc họp tổng hợp các ý kiến thảo luận, đề xuất những nội dung cần được biểu quyết và phương án biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín để người tham dự biểu quyết lựa chọn. Phương án được lựa chọn khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Người chủ trì cuộc họp công bố kết quả biểu quyết đối với từng nội dung biểu quyết và kết luận cuộc họp. Quyết định của CĐDC được thể hiện bằng các hình thức văn bản: nghị quyết, biên bản cuộc họp, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận của CĐDC trong đó thể hiện rõ nội dung quyết định của CĐDC theo quy định.
Trường hợp cuộc họp bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thì người trúng cử ra mắt cuộc họp. Nếu không xác định được người trúng cử thì nêu rõ lý do không bầu được Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố trong biên bản cuộc họp để báo cáo UBND cấp xã xem xét, quyết định việc tổ chức bầu lại.
Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ cuộc họp, chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp, quyết định đã được CĐDC biểu quyết thông qua (theo mẫu quy định) phải được gửi đến UBND cấp xã, Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã theo quy định.
