Theo khoản 1 Điều 2 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014 thì công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Còn chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch” (khoản 4 Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Theo đó, công chứng hợp đồng, giao dịch hay chứng thực hợp đồng, giao dịch đều là sự chứng nhận, hay xác nhận tính có thực của một hợp đồng, giao dịch nào đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên đã tự nguyện tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên hai hoạt động này có những điểm khác biệt cơ bản.
Về cơ quan thực hiện, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch: Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch thực hiện; đối với công chứng hợp đồng, giao dịch: Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng) thực hiện.
Về người thực hiện, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch: Ở các Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp là người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Ở Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực.
Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch: Công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện, hay nói cách khác, chủ thể thực hiện hoạt động công chứng chỉ là công chứng viên. Công chứng viên là những người đáp ứng được đầy đủ điều kiện về trình độ pháp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thâm niên công tác… do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Về giá trị pháp lý: Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Về trách nhiệm của người thực hiện chứng thực và công chứng viên: Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực và công chứng viên là hoàn toàn khác nhau.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Không chịu trách nhiệm về nội dụng của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (trừ trường hợp người thực hiện chứng thực biết rõ ràng là hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật).
Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng (chịu trách nhiệm về mặt nội dung); về toàn bộ hợp đồng, giao dịch được công chứng và họ phải chịu trách nhiệm cá nhân cả đời về việc mà họ đã công chứng.
Về tính chất, hoạt động chứng thực là hoạt động hành chính tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trò của cơ quan hành chính nhà nước. Quan hệ xã hội trong hoạt động chứng thực là quan hệ mang tính chất hành chính nhà nước. Tại nhiều UBND, do lãnh đạo bận công việc, họp hành nên chỉ bố trí lịch tiếp dân vài buổi trong tuần, chưa đáp ứng được tốt yêu cầu của người dân.
Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng là hoạt động gắn liền với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ, bổ sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp nên được xếp vào hoạt động bổ trợ tư pháp.
Trên đây là một số những điểm khác biệt cơ bản nhằm phân biệt hoạt động chứng thực và công chứng hợp đồng, giao dịch. Với những phân biệt nêu trên hy vọng bạn đọc có những hình dung nhất định về hai hoạt động này và sử dụng nghiệp vụ công chứng, chứng thực hợp lý khi có hợp đồng, giao dịch cần được chứng thực, công chứng.