Theo quy định hiện hành, những người có nhu cầu cần được TGPL phải xuất trình các giấy tờ như: đơn đề nghị TGPL; giấy tờ, tài liệu chứng minh mình là đối tượng TGPL. Quy định khi người dân yêu cầu TGPL phải xuất trình giấy chứng nhận người nghèo của chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư ngụ hoặc cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước... nơi họ làm việc đã gây ra một số phiền hà.
Trình tự, thủ tục để luật sư tham gia bào chữa khi được yêu cầu cũng gây phiền hà. Trước hết là yêu cầu nộp bảng kê thời gian làm việc của luật sư với các cơ quan cảnh sát điều tra, trại giam, viện kiểm sát, tòa án...
Thứ hai là việc cấp bản sao bản án. Nhiều luật sư cộng tác viên đánh giá đây là những quy định “cực kỳ khó khăn” và “chẳng khác gì đánh đố”. Bởi một số cơ quan tố tụng cho rằng họ không có nghĩa vụ ký và đóng dấu xác nhận thời gian làm việc của luật sư, tòa cũng không có nghĩa vụ cung cấp bản án cho các luật sư.
Theo quy định, các luật sư tham gia bào chữa phải nộp lại bản án cho Trung tâm TGPL Nhà nước để nghiệm thu vụ việc, thanh toán tiền bồi dưỡng cho luật sư nhưng có thể nói lại là quy định làm giảm phần nào ý nghĩa tích cực của công tác TGPL.
Đặc biệt, đơn yêu cầu TGPL được rất nhiều ý kiến nhận xét là không cần thiết, phải có ý kiến xác nhận của chính quyền địa phương khiến người dân ngại khó, phiền phức và không muốn trợ giúp nữa. Đối với người dân, đây là việc làm mất thời gian, rườm rà về thủ tục. Thay vì được tư vấn ngay những vấn đề đang thắc mắc, người dân phải đem đơn về xác nhận rồi quay lại nộp thì mới được tư vấn.
Đối với người ở xa, nếu buộc phải có đơn đã xác nhận rồi mới có văn bản tư vấn gửi về thì đơn thư của họ không được giải quyết kịp thời. Yêu cầu xác nhận trong mẫu đơn đã cản trở người dân trong việc tiếp cận tổ chức TGPL và thụ hưởng lợi ích từ hoạt động xã hội này.
Một bạn đọc thẳng thắn chỉ ra, thủ tục trong công tác TGPL chưa được tinh giảm, từ khâu lập hồ sơ (đơn từ - giấy tờ chứng minh - phiếu thực hiện...), giới thiệu đến thủ tục công nhận cộng tác viên, tự đánh giá chất lượng xếp loại, đánh giá lại... quy trình ISO. “Có thể nói còn rất nhiêu khê, công làm cho vụ việc thì ít, mà làm cho thủ tục thì nhiều hơn” – bạn đọc này phê bình.
Trước những vướng mắc trên, nhiều luật sư đề nghị, thay cho đơn yêu cầu TGPL bằng phiếu thực hiện TGPL ghi đầy đủ các chi tiết, thay xác nhận bảng kê thời gian làm việc của các luật sư của cơ quan tiến hành tố tụng bằng giấy xác nhận luật sư tham gia bào chữa của chủ tọa phiên tòa.
Từ phía cơ quan quản lý nhà nước, Cục TGPL (Bộ Tư pháp) cho rằng, phải cải cách thủ tục TGPL theo hướng tinh gọn, giảm những thủ tục không cần thiết; cần có cơ chế quy định các cơ quan nhận được kiến nghị của tổ chức TGPL phải trả lời đúng thời gian quy định để tổ chức TGPL có cơ sở trả lời cho đối tượng trợ giúp...
Gia Lâm