Quy chế quy định phạm vi đối tượng điều chỉnh, nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống; những hành vi bị nghiêm cấm, cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho hệ thống; nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào hệ thống; tra cứu thông tin ngăn chặn… cũng như trách nhiệm của các cơ quan liên quan.
Quy chế cũng chỉ rõ, trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải tra cứu thông tin trong hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
Kết quả tra cứu từ hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố phải tham gia hệ thống. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào hệ thống.
